Vorsorgekartei-Software: Ein unverzichtbares Tool für das Gesundheitsmanagement

Die Gesundheit der Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen hat einen enorm hohen Stellenwert, sowohl aus menschlicher als auch aus wirtschaftlicher Sicht. Die Vorsorgekartei hat die Aufgabe, die gesetzlich geltende arbeitsmedizinische Vorsorge zu verwalten und zu dokumentieren, damit Sie einen Überblick über den Gesundheitsstandart in Ihrer Firma behalten. Mit einer individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Vorsorgekartei-Software können Sie Vorsorgeuntersuchungen und Eignungsuntersuchungen aufwandsminimiert nachweisen.

Für einen umfassenden Überblick über den Bereich der arbeitsmedizinischen Vorsorge, empfehlen wir einen Blick in unser kostenfreies Whitepaper. Neben den Grundlagen erfahren Sie außerdem, wie Sie das Gesundheitsmanagement in Ihrem Unternehmen digital umsetzen können. Wir wünschen viel Freude beim Lesen!

Einführung in die Vorsorgekartei-Software

Alle Prozesse in einer Vorsorgekartei zu organisieren, ist mit einem gewissen zeitlichen Aufwand für Arbeitgeber verbunden. Der Einsatz einer Vorsorgekartei Software ist deshalb empfehlenswert. Mit einer digitalen Vorsorgekartei lässt sich die Dokumentation der durchgeführten Untersuchungen wirksamer und wirtschaftlicher gestalten.

Definition und Zweck einer Vorsorgekartei

Die Grundpflichten eines Arbeitgebers für den Arbeitsschutz der Beschäftigten im Unternehmen sind im Arbeitsschutzgesetz festgelegt. Eine Grundpflicht ist die Sicherung und Verbesserung des Gesundheitsschutzes und der Sicherheit der Arbeitnehmer bei der Arbeit. Arbeitgeber müssen sich auch durch einen Betriebsarzt oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit beraten lassen und die Vorschriften zur arbeitsmedizinischen Vorsorge beachten. In diesem Zusammenhang stehen sie gemäß § 3 Absatz 4 Arbeitsmedizinische Vorsorgeverordnung (ArbMedVV) in der Pflicht, eine Vorsorgekartei zu führen.

Die Vorsorgekartei dient dazu, alle Abläufe zu organisieren und sicher zu dokumentieren. Es gibt drei Vorsorge-Kategorien: die Pflichtvorsorge, die Angebotsvorsorge und die Wunschvorsorge. Zu dokumentieren sind der Anlass und der Tag der Vorsorge sowie die Bestätigung der durchgeführten Vorsorgeuntersuchung. Des Weiteren sind Unterweisungen, also die Aufklärung der Arbeitnehmer, mit Hilfe der Vorsorgekartei festzuhalten.

Bedeutung der Vorsorgekartei für Unternehmen

Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, ihren Arbeitnehmern eine arbeitsmedizinische Vorsorge bereitzustellen und eine Vorsorgekartei gemäß ArbMedVV für die Organisation und Dokumentation der Untersuchungen anzulegen. Somit hat die Vorsorgekartei für Arbeitgeber einen hohen Stellenwert.

Herausforderungen bei der Verwaltung einer Vorsorgekartei

Je nach Größe des Unternehmens kann das Führen der Vorsorgekartei mit großem Aufwand verbunden sein, da für jeden Mitarbeitenden eine Vorsorgekartei zu führen ist. Neben dem zeitlichen Aspekt spielt ein weiterer Punkt eine Rolle: der Datenschutz.

Aufgaben einer Vorsorgekartei-Software

Die Reduzierung des Arbeitsaufwands steht bei der Nutzung einer Vorsorgekartei Software im Vordergrund. Um dies zu erreichen, ist es notwendig, Prozesse zu automatisieren und wichtige Vorgänge übersichtlich zu dokumentieren. Die nachfolgend genannten Punkte sollten sich in einem (erweiterbaren) Anforderungskatalog wiederfinden:

Einheitliches Rollen- und Rechtekonzept

Zunächst gilt es, ein einheitliches Rollen- und Rechtekonzept mit entsprechender Aufgabenverteilung zu erstellen. Dieses sorgt dafür, dass die Beteiligten die Informationen erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen oder für deren Einsicht sie berechtigt sind. Das kann folgendermaßen aussehen: Die Personalabteilung plant Vorsorgetermine und legt diese entsprechend an. Die Beschäftigten erhalten Einladungen zu den Untersuchungen und wählen geeignete Termine frei aus. Der Betriebsarzt dokumentiert die Untersuchungsergebnisse und legt Handlungsempfehlungen oder weiterführende Maßnahmen an. Die Vorgesetzten überprüfen im Anschluss die durchgeführten Maßnahmen für ihre Bereiche.

Organisation von Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen

Die verantwortlichen Personen und Abteilungen müssen in der Lage sein, Angebots-, Pflicht- sowie Wunschvorsorgen anzulegen und den Beschäftigten zuzuweisen.

Kommunikation der Vorsorgeangebote

Die Kommunikation der Vorsorgeangebote erfolgt dann zumeist über eine E-Mail-Funktion, ein Brief-Formular oder das klassische Schwarze Brett.

Terminverwaltung mit Fristenüberwachung

Die Terminverwaltung mit entsprechender Fristenüberwachung ist neben der Kommunikation der Vorsorgeangebote ein weiterer wichtiger Aspekt der Vorsorgekartei Software. Sie ermöglicht Ihnen eine kontinuierliche Kontrolle der Untersuchungstermine und Fristen.

Vorsorgeübersicht und Dokumentenmanagement

Eine Vorsorgekartei-Software beziehungsweise eine elektronische Vorsorgekartei bietet Ihnen die Möglichkeit, alle anstehenden und durchgeführten Vorsorgemaßnahmen übersichtlich in einer Darstellung (Matrix) abzubilden und die Gesundheitsdaten Ihrer Beschäftigten datenschutzkonform abzuspeichern.

Auswertung / Reporting unter Berücksichtigung des Datenschutzes

Ein umfangreiches Reporting im Zusammenhang mit der medizinischen Vorsorge ist wichtig, um eine zuverlässige Übersicht über alle Untersuchungsvorgänge zu erhalten. Eine moderne Softwarelösung stellt hierfür unter anderem Informationen über die innerhalb bestimmter Zeiträume durchgeführten Vorsorgemaßnahmen bereit. Wichtig: Die Auswertungen dürfen keine gesundheitlichen Daten der Beschäftigten enthalten.

Cloudbasierter Lösungsansatz mit iManSys

Eine Vorsorgekartei-Software bietet einen entscheidenden Vorteil: Sie ermöglicht es Ihnen, zeit- und ortsunabhängig alle notwendigen Daten abzurufen. Mit iManSys erhalten Sie einen cloudbasierten Lösungsansatz, der Sie dabei unterstützt, Ihre Vorsorgemaßnahmen effektiv zu organisieren, durchzuführen und zu dokumentieren.

Integriertes Maßnahmenmanagement

Eine moderne Softwarelösung für die medizinische Vorsorge sollte über die einfache Dokumentation der Vorgänge hinausgehen. Weitere wichtige Elemente im Rahmen eines integrierten Maßnahmen-Managements sind die Zuweisung von Unterweisungen und die Anfertigung von Gefährdungsbeurteilungen.

Individuelle Anpassungen an Unternehmen

Jedes Unternehmen stellt individuelle Anforderungen an die internen Arbeitsschutzprozesse. Eine elektronische Vorsorgekartei sollte deshalb in der Lage sein, sich an die kundenspezifischen Ansprüche anzupassen und zudem die rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigen.

Vorteile einer Vorsorgekartei Software

Wie erwähnt, ist die Vorsorgekartei Pflicht für Arbeitgeber. Die manuelle Pflege ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Der Einsatz einer modernen Vorsorgekartei Software bietet hingegen zahlreiche Vorteile.

Effizienzsteigerung durch Automatisierung von Prozessen

Der Einsatz einer Vorsorgekartei Software hilft, zahlreiche Arbeitsabläufe im Unternehmen zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Nach der Einladung der Beschäftigten zu den Vorsorgeuntersuchungen können diese ihre Termine für die Vorsorgen eigenständig buchen.

Reduzierung von Fehlern und Risiken

Moderne Vorsorgekartei-Softwarelösungen unterstützen Betriebe dabei, wichtige gesetzliche Regelungen einzuhalten. Gleichzeitig sorgen sie für eine lückenlose und ordnungsgemäße Dokumentation aller Prozesse. Dadurch lassen sich Fehler und Risiken deutlich reduzieren.

Verbesserung der Datensicherheit und des Datenschutzes

Mit Hilfe der Vorsorgekartei Software können Sie die sensiblen Gesundheitsdaten Ihrer Beschäftigten optimal schützen. Alle Informationen und gesundheitlichen Daten sind nur berechtigten Personen zugänglich.

Erhöhung der Transparenz und des Überblicks über die Vorsorgedaten der Mitarbeiter

Die elektronische Vorsorgekartei enthält alle notwendigen Daten Ihrer Beschäftigten. Die digitale Verwaltung der Vorsorgedaten ermöglicht eine Aktualisierung der Informationen in Echtzeit. Dadurch sind die Untersuchungen stets auf einem aktuellen Stand.

Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch bessere Vorsorge

Ihre Beschäftigten erhalten automatisch Erinnerungen für die anstehenden Vorsorgeuntersuchungen. Die damit verbundene verbesserte Vorsorge führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit.

Zukunft der Vorsorgekartei-Software

Die Arbeitswelt wird zunehmend digitaler. Dies betrifft auch den Gesundheits- und Arbeitsschutz. Beide Bereiche sollen zukünftig noch effizienter und flexibler werden. Entsprechende Softwarelösungen werden sich an die veränderten Bedingungen und Anforderungen in der Zukunft anpassen.

Trends und Entwicklungen im Bereich der Vorsorgekartei-Software

Mit zunehmender Betriebsgröße wachsen auch die Strukturen im Unternehmen. Dies hat zur Folge, dass das manuelle Führen einer Vorsorgekartei mit einem enormen zeitlichen Aufwand verbunden ist. Sowohl große als auch kleine Unternehmen können mit einer cleveren, digitalen Softwarelösung wertvolle Zeit und Ressourcen sparen, sowohl heute als auch in Zukunft.

Anpassung an künftige Herausforderungen mit iManSys

Wichtig ist, dass die gewählte Softwarelösung auf die firmeneigenen Anforderungen abgestimmt ist. Sie sollte benutzerfreundlich sein und sich optimal integrieren lassen. Mit iManSys passen Sie sich optimal an künftige Herausforderungen an: Sie organisieren tätigkeits- und arbeitsplatzbezogene Vorsorgen mit übersichtlicher Terminverwaltung, Fristenüberwachung sowie umfangreicher Vorsorge-Auswertung.

In unsere Software-Welt „Arbeitsmedizin & Vorsorge“ haben wir die wichtigsten Aspekte eines gelungenen Gesundheitsmanagements integriert. Erfahren Sie mehr über die zahlreichen Funktionen und Vorteile von iManSys und lassen Sie sich überzeugen!

Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.