Leverantörsrevision: Allt du behöver veta om kriterierna och processen

29. juli 2024 | Författare: Lena Reuter | Lästid: 6 min

Kvaliteten på produkterna speglar en stor del av företaget. För att säkerställa kvaliteten på sina leverantörers produkter använder företag sig av externa testföretags och deras revisorers tjänster. Helst har de nödvändig branschkunskap och erfarenhet och erbjuder oberoende, noggrann produktkontroll. Nedan får du reda på vad leverantörsrevisionen är, vilka fördelar den ger dig och hur processen och genomförandet av en revision fungerar.

Vad är en leverantörsrevision?

Leverantörsrevisioner visar hur bra dina leverantörer verkligen är. Leverantörerna kontrolleras enligt befintliga ISO-standarder . Bransch- och branschstandarder eller specifika kundstandarder används också för att utvärdera leverantörer. Om så önskas kommer revisionsbolagen att ta fram dessa standarder tillsammans med dig och på så sätt erbjuda en skräddarsydd leverantörsbedömning i leverantörsrevisionen.

Definition och mål

Att utvärdera dina leverantörer skapar transparens om ditt företags prestation och säkerställer kvalitet. Osäkerheter och risker bland leverantörer avseende arbete, miljö och kvalitetsstandarder minimeras. De följer juridiska och officiella regler samt interna krav och tar socialt ansvar i leverantörskedjan (Corporate Social Ansvar , CSR). Att jämföra befintliga och nya leverantörers tjänster gör det också lättare att välja leverantör.

Leverantörsrevisioner fungerar också som förberedelse för certifiering , till exempel enligt kvalitetsledningsstandarden ISO 9001. Företagen bestämmer i allmänhet själva om de vill genomföra en revision Men för certifiering enligt ISO 9001 standard, implementeringen är nödvändig en certifieringsrevision av leverantörerna är obligatorisk.

Typer av leverantörsrevisioner

Leverantörsrevisioner kan delas in i:

Vid produktrevisioner kontrollerar revisorn kvaliteten på dina leverantörers produkter utifrån vissa kriterier. Med hjälp av process- eller procedurrevisioner kan han kontrollera de interna processerna. Systemrevisioner kan användas för att fastställa hur väl leveranspartners ledningssystem fungerar .

Steg för en leverantörsrevision

Det finns några överväganden och förberedelser att göra innan du kan genomföra en leverantörsrevision. Först och främst är det viktigt att titta närmare på kvalitetsindikatorerna. En central fråga är till exempel hur omfattande leverantörsrevisionen måste täcka olika ämnen under den angivna tiden. Revisorerna bör ha lämpliga kvalifikationer . Frågan om finansiering av revisionerna behöver också klargöras.

Förberedelse av leverantörsrevisionen

Du bör planera och genomföra en leverantörsrevision noggrant och sedan utvärdera den noggrant. Dessa tre steg är en del av förberedelsen:

1. Bestäm datum och frekvens för implementering:
   Bestäm hur ofta leverantörsrevisionerna ska utföras på dina leveranspartners.
2. Bestäm kriterier:
   Beroende på dina krav och branschen, sätt bindande testkriterier. Möjliga kriterier för en leverantörsrevision inkluderar efterlevnad av deadlines, platsförhållanden, teknisk utrustning, informationssäkerhet, klagomålshantering, anställdas kvalifikationer, produktionsplanering och hållbarhet.
3. Skapa en revisionsplan och checklista:
   En checklista och en revisionsplan hjälper dig att hålla reda på nödvändiga uppgifter. I revisionsplanen noterar du processen och de enskilda revisionsstegen. Din checklista innehåller en bedömningskatalog med alla frågor att ställa. Vårt tips: Skapa din checklista för leverantörsrevision med checklistgeneratorn i iManSys.

Genomföra leverantörsrevisionen

Själva leverantörsrevisionen föregås vanligtvis av en inledande informationsdiskussion med leverantören som ska utvärderas. Detta kommer att diskutera revisionsprocessen och klargöra vilka fördelar den har för båda sidor.

Leverantören kontrolleras utifrån angivna kriterier och dess kvalitetsförmåga bestäms. Ytterligare åtgärder som en del av revisionsförordnandet kan innefatta att se relevanta dokument och enkäter . Revisorn tar med iakttagelserna och resultaten i revisionsberättelsen . Rapporten avgör i vilken utsträckning leverantören uppfyller de önskade kraven och sätter ett betyg.

Uppföljning av leverantörsrevisionen

Det sista steget i leverantörsrevisionsprocessen är uppföljning . Efter revisionen används en slutlig diskussion med leverantören för att identifiera förbättringspotential och för att diskutera vidare steg. Om defekter eller överträdelser har identifierats kan du sätta bindande tidsfrister under denna diskussion inom vilka din leverantör måste åtgärda dem. Det kan vara vettigt att samarbeta med leverantören för att skapa en katalog över åtgärder som han måste genomföra. Om du upptäcker allvarliga överträdelser kan det vara vettigt att leta efter en ny leverantör.

Rapporten kan indikera att du behöver effektivisera processer inom din organisation för att förbättra samarbetet med dina leveranspartners. I detta fall övervakar revisorn genomförandet av de specifika rekommendationerna och förbättringsåtgärderna.

Rättsliga ramar och normer

Företag som lägger ut delar av sin värdekedja måste också säkerställa sina leverantörers prestanda. Detta kan bäst implementeras genom en systematisk leverantörsutvärdering. Den internationella kvalitetsledningsstandarden ISO 9001 tillhandahåller utvärdering av ett företags hela ledningssystem, det vill säga det handlar om leverantörsrelationer. Därför representerar revision av leverantörer en användbar kvalifikation för certifiering enligt ISO 9001.

Krav på att genomföra revisioner

Revisorer, oavsett om de är interna eller externa, måste ha vissa färdigheter och kvalifikationer för att kunna genomföra leverantörsrevisioner. De behöver lämpliga specialistkunskaper som förvärvats genom utbildning, träning eller yrkeserfarenhet. Du bör även ha förståelse för gällande standarder, regler och lagar som gäller för respektive företag och kunna kommunicera effektivt. Utbildning i de tekniker och metoder som används vid revisioner är också viktig.

Relevant lagstiftning och standarder

Leverantörsrevisioner säkerställer att företag endast arbetar med partners som utöver sina kvalitetsstandarder även uppfyller branschspecifika lagkrav. På så sätt säkerställer företagen att leverantörer följer standarder som ISO 9001 och lagar om hälsa och säkerhet på arbetsplatsen eller lagen om försörjningskedjan Due Diligence.

Utsikter och framtidsutsikter

Leverantörsrevisioner är informativa för företag och kommer att fortsätta spela en stor roll i framtiden. Orsakerna till detta ligger i de ökande kvalitetsproblemen, i att hålla leveransdatum och i frågor som hållbarhet och miljövänlighet hos produkterna.

Trender och utmaningar inom leverantörshantering

Fokus i leverantörshanteringen ligger i allt högre grad på miljöfrågor och klimatskydd . Det kommer att vara viktigare än någonsin för mindre företag att kontrollera potentiella leverantörspartners med en leverantörsrevision innan de gör en beställning.

Roll för leverantörsrevisioner i framtiden

På grund av förändringarna i leverantörshanteringen kommer en leverantörsrevision i framtiden sannolikt att fokusera ännu mer på spårbarhet, men också på inköp av råvaror, tillverkningstolerans, logistik och hygien.

Digitalisering av leverantörsrevisionsprocessen

Beroende på företagets storlek och antalet leverantörer som ska granskas kan leverantörsrevisioner innebära mycket organisatorisk och tidsansträngning. Särskilt datainsamling tar mycket tid. Programvaran för efterlevnadshantering iManSys hjälper dig att förbereda, hantera och utvärdera dina revisioner.

Fördelar med digitalisering

Integrering av iManSys i befintliga system

Med modern programvara för revisionshantering, såsom programvaran för efterlevnadshantering iManSys, har du en kraftfull partner till hands. Mjukvaran kan integreras i befintliga system och hjälper dig att planera och genomföra dina leverantörsrevisioner. Du kan använda checklistgeneratorn för att planera mötet, skapa din inspektionsplan och, när leverantörsrevisionen är klar, ta fram slutrapporten.

Har ditt intresse väckts? Upptäck sedan vår mjukvaruvärld ”Measures & Obligations” och ta reda på hur du kan ta kvalitetsledning i ditt företag till en ny nivå!