Rechtskonformität für mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen

12. Juni 2024 | Autor: Lena Reuter | Lesedauer: 7 min

Egal ob Gesetzesvorgaben, Vereinbarungen mit Kunden, Absprachen mit Branchenverbänden, Festlegungen mit Interessensgruppen oder Selbstverpflichtungen: Ihr Unternehmen ist einer Fülle an Vorschriften ausgesetzt. Die Rechtskonformität kann dabei schnell zur Herausforderung werden – schließlich müssen Sie sämtliche Verpflichtungen kennen, einhalten und überwachen. Compliance wirkt auf die Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit Ihres Betriebes und kann im Falle eines Verstoßes zu folgenschweren Strafen führen. Dieser Beitrag erklärt, warum Rechtskonformität eine der wichtigsten Verpflichtungen ist und wie sie zur Nachhaltigkeit beiträgt.

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Definition und Bedeutung von Rechtskonformität

Rechtskonformität bedeutet, dass ein Unternehmen alle rechtlichen Vorgaben einhält. Dazu gehören nationale und internationale Gesetze, aber auch betriebliche Vorgaben, Normen und Standards.

Was ist Rechtskonformität?

Rechtskonformität, auch als Legal Compliance bekannt, meint die Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben. Ein rechtskonformes Verhalten ist unerlässlich, um rechtliche Konsequenzen wie Bußgelder, Strafen und Reputationsschäden zu vermeiden.

Abgrenzung zu Legal Compliance und Corporate Compliance

In der Abgrenzung zur Legal Compliance greift Corporate Compliance weiter. Sie bezieht die Einhaltung interner Unternehmensprinzipien und Verhaltensgrundsätze mit ein, die über gesetzliche Obliegenheiten hinausgehen. Im Fokus steht die Wahrung ethischer Ansprüche wie Integrität und Redlichkeit innerhalb der Firma.

Bedeutung und Ziele der Rechtskonformität

Bedeutung und Ziele der Rechtskonformität

• Vermeidung von Strafen und Bußgeldern
• Schutz des Unternehmensrufs
• Sicherstellung der Geschäftskontinuität
• Förderung eines ethischen und fairen Arbeitsumfelds mit hoher Arbeitssicherheit
• Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung des Betriebs

Rechtskonformität als unternehmerische Herausforderung: Welche Rechte müssen Unternehmen einhalten?

Die Einhaltung von Vorschriften und Normen gehört zu den gesetzlichen Pflichten. Firmen müssen Vorschriften und Gesetze einhalten, die nahezu alle Aspekte ihrer Geschäftstätigkeit betreffen. Firmen stehen in der Verantwortung, Vorgaben beispielsweise aus dem Arbeitsrecht, Umweltrecht, Datenschutzrecht, Produktsicherheitsrecht und Antikorruptionsrecht einzuhalten.

Vielfältigkeit der Compliance-Anforderungen

Die Compliance-Anforderungen betreffen alle Unternehmensbereiche. Betriebe müssen relevante Vorschriften identifizieren, umsetzen, überwachen und dokumentieren. Dies erfordert ein methodisches Vorgehen und die kontinuierliche Anpassung an neue gesetzliche Verpflichtungen.

Vielfältigkeit der Compliance-Anforderungen

Verstöße gegen gesetzliche Regeln können zu Geldstrafen, Lizenzentzug und strafrechtlicher Verfolgung führen. Weiterhin riskieren Unternehmen ernsthafte Reputationsverluste, die langfristig Kundenvertrauen und Marktanteile beeinträchtigen können. Zivilrechtliche Klagen und der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen sind weitere mögliche Folgen, die finanzielle und operative Auswirkungen haben.

Implementierung eines Rechtskonformitätssystems

Um alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, ist ein strukturiertes Vorgehen zu empfehlen. Die folgende Auflistung stellt die wichtigsten Schritte dar.

Risikoanalyse und Identifizierung von Compliance-Risiken

Der erste Schritt zur Implementierung eines wirksamen Systems ist die umfassende Identifikation potenzieller Risiken. Firmen müssen alle möglichen rechtlichen und regulatorischen Risiken – intern wie extern – berücksichtigen, die mit ihren Geschäftsaktivitäten in Verbindung stehen.

Etablierung von Compliance-Prozessen und -Kontrollen

Sind die Risiken eruiert, müssen individuell passende Kontrollprozesse erarbeitet werden. Die Kontrollprozesse werden dokumentiert und daraufhin geprüft, ob sie die geltenden gesetzlichen Vorgaben und Normen erfüllen. Wesentliche Maßnahmen umfassen:

• Erstellung einer umfassenden Übersicht aller relevanten Gesetze und Vorschriften (Rechtskataster).
• Entwicklung spezifischer interner Richtlinien. – Durchführung regelmäßiger Mitarbeiterschulungen.

Kommunikation und Schulung der Mitarbeiter

Ein erfolgreiches Compliance-Programm setzt eine zielführende Kommunikation mit den Mitarbeitern voraus. Neben Schulungen, bei denen Wissen in der Regel im Frontalunterricht digital oder analog vermittelt wird, können auch interaktive Workshops helfen. Zudem haben sich Informationskampagnen bewährt. Wichtig ist, die Schulung auf die individuellen Bedürfnisse und Fragestellungen der Organisation anzupassen und sie praxisorientiert auszurichten.

Überwachung und kontinuierliche Verbesserung des Systems

Ein Compliance-System ist agil und erfordert regelmäßige Überarbeitungsschleifen, um es fortzuentwickeln. Nur so bleibt es dauerhaft wirksam – es wächst mit dem Unternehmen und seinen Prozessen. Audits und Kontrollen dienen genau diesem Zweck.

Unterstützung durch Compliance-Management-Software

Die Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung im Compliance-Management. iManSys befähigt Firmen zur Einhaltung von Vorschriften und zur Identifikation möglicher Risiken. Die Software hilft bei der Umsetzung und dem Controlling neuer Maßnahmen. Sie ermöglicht es, alle relevanten Daten zentral zu speichern und den Status der erarbeiteten Maßnahme jederzeit zu prüfen. Zur Ausstattung gehören automatische Updates bei Änderungen gesetzlicher Vorgaben, zentralisierte Dokumentation und Nachverfolgung von Compliance-Aktivitäten sowie die Integration mit anderen Systemen zur Vereinfachung des Datenmanagements.

Herausforderungen bei der Umsetzung von Rechtskonformität

Die Normeneinhaltung durchgängig zu realisieren, erfordert ineinandergreifende Maßnahmen. Alle im Unternehmen müssen mitziehen und dafür sorgen, dass diese greifen.

Integration von Compliance in die Unternehmenskultur

Eine der zentralen Hürden bei der Umsetzung ist die Integration in die Unternehmenskultur. Es ist entscheidend, dass die Grundsätze der Rechtskonformität von der gesamten Organisation getragen werden. Dies beginnt mit dem Engagement der Geschäftsführung, die durch ihr Verhalten als Vorbild fungiert. Nur wenn die gesamte Belegschaft die Relevanz der Regeltreue verinnerlicht und akzeptiert, können die Anstrengungen erfolgreich verlaufen.

Ressourcenbereitstellung und Kostenmanagement

Wenn Sie ein Compliance-Programm in einen Betrieb integrieren möchten, sorgt dies für einen erheblichen Aufwand. Auch bindet es finanzielle und personelle Ressourcen, ein Programm aktiv aufrechtzuerhalten. Schließlich müssen Richtlinien entwickelt und durchgehend aktualisiert werden, indem etwa turnusmäßige Audits durchgeführt werden. Ein gut geplantes Managementsystem ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Ausgaben im Verhältnis zum Nutzen stehen.

Umgang mit Compliance-Verstößen

Trotz aller Präventivmaßnahmen kann es zu Compliance-Verstößen kommen. Der Umgang damit erfordert eine klare Strategie. Firmen müssen Mechanismen zur schnellen und effizienten Identifikation von Verstößen einrichten. Sie können ihren Mitarbeitern verschiedene Meldekanäle zur Verfügung stellen, etwa Foren, persönliche Gespräche oder Kummerkästen in digitaler oder analoger Form.

 Für die Umsetzung braucht es ein strukturiertes Verfahren. Die gemeldeten Verstöße müssen untersucht und behoben werden. Sanktionen und Korrekturmaßnahmen sollten transparent kommuniziert und konsequent umgesetzt werden, um die Integrität des Compliance-Verfahrens zu wahren.

Kontinuierliche Anpassung an neue rechtliche Anforderungen

Gesetze, Rechtsvorschriften und Betreiberpflichten ändern sich und Firmen müssen agil genug sein, sich den Veränderungen anzupassen. Dem müssen entsprechende Kontrollprozesse vorausgehen, um zu gewährleisten, dass Gesetzesänderungen wahrgenommen und entsprechend berücksichtigt werden.

 Geänderte Prozesse und Maßnahmen müssen anschließend an die Mitarbeiter vermittelt werden. Eine Softwarelösung wie iManSys hilft dabei,, diese Prozesse zu automatisieren und effizient zu gestalten.

Steigende Bedeutung von Rechtskonformität

Unternehmen haben die Pflicht, für die Einhaltung der Regularien zu sorgen und dabei stets aktuelle Gesetze und Entwicklungen zu berücksichtigen.

Digitalisierung und neue Compliance-Herausforderungen

Die Anstrengungen umfassen unter anderem den Datenschutz, die IT-Sicherheit und die digitale Archivierung. Der Umgang mit Künstlicher Intelligenz und Big Data erfordert besondere Sorgfalt, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer relevanter Vorschriften sicherzustellen. Insbesondere vor dem Hintergrund der rasanten technologischen Entwicklungen sind Betriebe gefordert, Strukturen zu errichten, die diesen Umständen Rechnung tragen.

Internationalisierung und globale Compliance-Anforderungen

Mit der zunehmenden Internationalisierung von Geschäftsaktivitäten stehen Unternehmen vor der Aufgabe, nicht nur nationale, sondern auch internationale Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Dies ist besonders komplex, da verschiedene Länder unterschiedliche rechtliche Erfordernisse haben. Betriebe müssen globale Compliance-Strategien entwickeln, die flexibel genug sind, um sich an die gesetzlichen Vorgaben verschiedener Länder anzupassen. Dabei ist es wichtig, lokale Gesetzesänderungen und kulturelle Unterschiede zu berücksichtigen. iManSys dient dazu, internationale Compliance-Anforderungen zu überwachen und zu steuern, indem es die Daten zentralisiert und zweckmäßig aufbereitet.

Rechtskonformität und Nachhaltigkeit

Beide Aspekte sind eng miteinander verknüpft. Firmen mit einem nachhaltigen Geschäftsmodell sind in der Pflicht, ihre Geschäftsaktivitäten mit den geltenden Gesetzen abzustimmen. Dies betrifft insbesondere Umweltvorschriften und soziale Standards. Ein nachhaltiger Betrieb erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern geht oft darüber hinaus, um einen positiven Beitrag zur Gesellschaft und zur Umwelt zu leisten. Die Einhaltung der Normen bildet die Grundlage für nachhaltiges Handeln. Sie ist eine wesentliche Basis, auf der Kunden, Investoren und andere Beteiligte Vertrauen in ein Unternehmen entwickeln können.

Bedeutung von Compliance-Management-Software

Die Compliance-Anforderungen werden immer komplexer. Deshalb ist der Einsatz von Compliance-Management-Software ratsam, die die vielfältigen Anforderungen berücksichtigt und stets up-to-date ist. Die Software erinnert an anstehende Termine, macht auf Unstimmigkeiten aufmerksam, schlägt Alternativen vor und unterstützt bei der Konzeption von Schulungen und Info-Unterlagen. iManSys bietet umfassende Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Die Software ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Compliance-Daten, nutzt automatische Updates für gesetzliche Änderungen und ist für die Integration in andere Unternehmenssysteme geeignet. Durch den Einsatz von iManSys können Sie Ihre Compliance-Prozesse effizienter gestalten, Risiken besser managen und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen. Dies trägt nicht nur zur rechtlichen Sicherheit bei, sondern stärkt auch die Geschäftsbeziehungen mit allen Beteiligten.

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Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.