Audyt jakości: cele, standardy i wdrożenie skutecznego zarządzania jakością

25. lipca 2024 | Autor: Emily Heinig | Czas czytania: 5 min

W świecie pracy jak i innych dziedzinach życia, sukces ma miejsce wtedy, gdy Twoje własne wymagania odpowiadają ostatecznym wynikom. W tym kontekście ważnym narzędziem jest audyt jakości. Jest on przeprowadzany niezależnie i służy analizie wewnętrznych procesów, produktów i usług firmy oraz na tej podstawie inicjowaniu działań usprawniających.

W ramach systemu zarządzania jakością zgodnie z ISO 9001 odpowiedni audyt nie tylko oferuje korzyści procesom w Twojej firmie, ale także prowadzi w dłuższej perspektywie do zwiększenia satysfakcji klientów.

Zapoznaj się z naszym oprogramowaniem „Działania i obowiązki” pasującym do tematu.

Cyfrowe zarządzanie działaniami i obowiązkami

Dowiedz się, jak cyfrowo zarządzać działaniami, audytami i normami prawnymi w Twojej firmie!

Dowiedz się tutaj

Czym dokładnie jest audyt jakości?

Aby zoptymalizować zarządzanie jakością, norma ISO 9001 zawiera wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania. Jest to przeprowadzane i dokumentowane na podstawie niezależnego badania . Przede wszystkim sprawdzane jest, w jakim stopniu Twoja firma spełnia określone kryteria audytu.

Zasadniczo realizowane są dwa cele:

Krótko mówiąc, głównym celem jest odkrycie i rozwiązanie wewnętrznych problemów, zanim przerodzą się one w poważne komplikacje. Prowadzi to nie tylko do bardziej otwartej kultury firmy, ale także poprawia relacje z klientami.

Kto jest odpowiedzialny za audyt jakości?

Jeśli stosujesz lub chcesz stosować w swojej firmie system zarządzania jakością ISO 9001, musisz zlecić przeprowadzenie audytu jakości. To, kto przyjmie rolę audytora, zależy od celów audytu. Audyty wewnętrzne mogą być przeprowadzane przez pracowników Twojej firmy (pierwszej strony), jeśli zostali w tym przeszkoleni .

Istnieją dwie możliwości audytów zewnętrznych . Mogą one być przeprowadzane albo przez klientów lub dostawców (strona druga), albo przez niezależne źródło (strona trzecia). W przypadku tej drugiej formy dostępne są m.in. jednostki certyfikujące, z którymi można się skontaktować.

Wymagania wobec audytorów

Zadania:

• rejestrować i oceniać wszystkie ważne działania w firmie

• żądać pisemnych dowodów (np. planów audytu, instrukcji proceduralnych, list kontrolnych lub raportów z audytu)

Wymagania:

• zadawaj zwięzłe i ukierunkowane pytania

• możliwie najwyższy obiektywizm w ocenie

Ważne: Wszystkie procesy muszą być przedstawione w sposób weryfikowalny i przejrzysty dla audytora! in a verifiable and transparent manner for the auditor!

Zróżnicowany świat audytów

To, jak dokładnie przeprowadzisz audyt jakości, zależy od celu i wynikającego z niego rodzaju audytu. Wspomnialiśmy już o różnicy między wewnętrznym i zewnętrznym. Istnieją również trzy nadrzędne formy audytu jakości , które można rozróżnić:

Inne formy audytu obejmują audyty zgodności i audyty wyników. W zależności od wymagań i celów firmy, rodzaj audytu jest szczegółowo ustalany z góry. W razie potrzeby formularze audytu można również łączyć.

Proces: Audyt jakości w 5 fazach

Kreacja

Przed rozpoczęciem wdrażania należy utworzyć program audytu . W tym miejscu określasz zakres testu i cele. Zastosowane kryteria i metody można również znaleźć tutaj. Aby zyskać jak największe szanse na doskonalenie swojej firmy, zdecydowanie warto dokładnie zaplanować procesy, które cyfrowe rozwiązanie może Ci wspomóc.

Realizacja

Następnie można zastosować opracowany program audytu. To zależy od Twoich celów, kto przeprowadza wdrożenie . Jak już wspomniano, rozróżnia się audyty wewnętrzne i zewnętrzne. W pierwszym przypadku działają audytorzy z Twojej firmy. W drugim przypadku zatrudniasz audytora zewnętrznego.

Nadzór

Audyt jakości ma zwięzły cel: osiągnięcie ulepszeń. Aby zapewnić, że sami audytorzy nie zostaną z tego wykluczeni, właściwe jest monitorowanie wdrażania . W procesie monitorowania należy uwzględnić nie tylko sam proces, ale także samych audytorów.

Kontrola

Po otrzymaniu wyników audytu możesz umieścić je w kontekście postawionych sobie celów. Przyjrzyj się krytycznie, gdzie już osiągnąłeś sukces , a gdzie istnieje potrzeba poprawy . Twoja firma może w przyszłości rozwijać się pozytywnie tylko wtedy, gdy będziesz zwracać uwagę na możliwe źródła błędów i ich eliminowanie.

Środki

Audyt został przeprowadzony – ale na tym proces się nie kończy! Teraz Twoim zadaniem jest przyjrzenie się zidentyfikowanym obszarom problemowym, przeanalizowanie ich przyczyn i podjęcie odpowiednich kroków w celu ich poprawy .

Cykl zarządzania jakością

Niezależnie od tego, jak dobrze zarządzana jest firma, nie da się uniknąć źródeł błędów i problemów. Ważne jest, aby spojrzeć na nie obiektywnym okiem i być otwartym na krytykę. Tylko w ten sposób można zidentyfikować i wyeliminować istniejące problemy. Właśnie dlatego audyty jakości nie powinny być postrzegane jako proces statyczny, ale raczej jako cykl.

Audyty jakości należy przeprowadzać w regularnych odstępach czasu , aby nie utrwaliły się nowe punkty problematyczne. Ponadto warto dokładnie sprawdzić, czy podjęte działania przynoszą pożądany efekt. Jednocześnie audyt jakości pomaga również znaleźć procesy, które już działają poprawnie i zorientować się na nie.

Wytyczne ISO zmieniają się regularnie, dlatego należy upewnić się, że stosowana jest ich najnowsza wersja. Bądź otwarty na ten proces, ponieważ przyniesie on korzyści Twojej firmie w dłuższej perspektywie.

Miejsce do zarządzania audytem cyfrowym

Prawdopodobnie już wiesz, że audyt jakości wymaga pewnego wysiłku. Aby sprostać różnorodnym zadaniom, zaleca się stosowanie rozwiązań programowych . Zwłaszcza aplikacje oparte na chmurze oferują liczne korzyści dla działalności operacyjnej.

Nasze oprogramowanie bezpieczeństwa pracy iManSys wspiera Cię w zarządzaniu audytami. Skuteczne rozwiązania sprawiają, że cały proces staje się łatwiejszy i bardziej przejrzysty. Utwórz plan audytu i wymagane dowody (w tym listy kontrolne), przypisz osoby odpowiedzialne i podsumuj wyniki w raporcie z audytu.

Czy chcesz wiedzieć, jak jeszcze iManSys może Cię wesprzeć w zarządzaniu jakością? W takim razie dowiedz się więcej o naszym świecie oprogramowania „Działania & obowiązki”:

Cyfrowe zarządzanie działaniami i obowiązkami

Dowiedz się, jak cyfrowo zarządzać działaniami, audytami i normami prawnymi w Twojej firmie!

Dowiedz się tutaj