Lieferantenaudit: Alles, was Sie zu Kriterien und Ablauf wissen müssen

13. Juni 2024 | Autor: Lena Reuter | Lesedauer: 7 min

Die Qualität der Produkte spiegelt einen Großteil des Unternehmens wider. Um die Qualität der Produkte ihrer Zulieferer zu gewährleisten, nehmen Unternehmen die Dienste von externen Prüfgesellschaften und deren Auditoren in Anspruch. Diese verfügen idealerweise über die notwendigen Branchenkenntnisse und Erfahrungen und bieten eine unabhängige, gründliche Produktkontrolle. Nachfolgend erfahren Sie, worum es sich bei dem Lieferantenaudit handelt, welche Vorteile er Ihnen bietet und wie sich der Ablauf und die Durchführung einer Auditierung gestalten.

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Was ist ein Lieferantenaudit?

Lieferanten-Audits zeigen auf, wie gut Ihre Lieferanten wirklich sind. Die Prüfung der Zulieferer erfolgt nach den bestehenden ISO-Normen. Für die Lieferantenbewertung werden ferner Industrie- und Branchenstandards oder spezifische Kundenstandards herangezogen. Falls gewünscht, entwickeln die Prüfgesellschaften diese Standards gemeinsam mit Ihnen und bieten somit eine maßgeschneiderte Lieferantenbewertung im Lieferantenaudit.

Definition und Zielsetzung

Die Bewertung Ihrer Lieferanten schafft Transparenz über die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens und sichert Qualität. Unsicherheiten und Risiken bei Lieferanten in Bezug auf Arbeits-, Umwelt- und Qualitätsstandards werden minimiert. Sie erfüllen gesetzliche und behördliche Regelungen sowie interne Auflagen und übernehmen gesellschaftliche Verantwortung in der Lieferkette (Corporate Social Responsibility, CSR). Ein Vergleich der Dienstleistungen von bestehenden und neuen Zulieferern erleichtert zudem die Lieferantenauswahl.

Lieferantenaudits dienen ferner als Vorbereitung auf Zertifizierungen, beispielsweise nach der Qualitätsmanagement Norm ISO 9001. Ob sie einen Audit durchführen möchten, entscheiden Unternehmen zwar grundsätzlich selbst. Doch für eine Zertifizierung nach der ISO-Norm 9001 ist die Durchführung eines Zertifizierungsaudits der Lieferanten zwingend erforderlich.

Arten von Lieferantenaudits

Lieferantenaudits lassen sich unterscheiden in:

Bei Produktaudits prüft der Auditor die Qualität der Produkte Ihrer Zulieferer anhand bestimmter Kriterien. Mithilfe von Prozess- beziehungsweise Verfahrensaudits kann er die innerbetrieblichen Prozesse überprüfen. Mit Systemaudits lässt sich feststellen, wie gut die Managementsysteme der Lieferpartner funktionieren.

Schritte eines Lieferantenaudits

Es sind einige Überlegungen und Vorbereitungsarbeiten zu treffen, bevor Sie einen Lieferantenaudit durchführen können. Zunächst ist es wichtig, die Qualitäts-Indikatoren näher zu betrachten. Eine zentrale Frage ist zum Beispiel, wie umfangreich der Lieferantenaudit verschiedene Themen in der festgelegten Zeit abdecken muss. Die Auditierenden sollten über eine entsprechende Qualifizierung verfügen. Auch die Frage der Finanzierung der Audits ist zu klären.

Vorbereitung des Lieferantenaudits

Ein Lieferantenaudit sollten Sie sorgfältig planen und durchführen sowie im Anschluss gründlich auswerten. Diese drei Schritte gehören zur Vorbereitung:

1. Termin und Durchführungshäufigkeit festlegen:
   Bestimmen Sie, wie oft die Lieferantenaudits bei Ihren Lieferpartnern durchgeführt werden sollen.
2. Kriterien bestimmen:
   Legen Sie, abhängig von Ihren Ansprüchen und der Branche, verbindliche Prüfkriterien fest. Mögliche Kriterien bei einem Lieferantenaudit sind Termintreue, Standortbedingungen, technische Ausstattung, Informationssicherheit, Beschwerdemanagement, Mitarbeiterqualifikation, Produktionsplanung und Nachhaltigkeit.
3. Auditplan und Checkliste erstellen:
   Eine Checkliste und ein Auditplan helfen Ihnen, die notwendigen Aufgaben im Blick zu behalten. In dem Auditplan notieren Sie den Ablauf und die einzelnen Prüfungsschritte. Ihre Checkliste enthält einen Bewertungskatalog mit allen zu stellenden Fragen. Unser Tipp: Lassen Sie Ihre Lieferantenaudit-Checkliste mit dem Checklistengenerator in iManSys erstellen.

Durchführung des Lieferantenaudits

Dem eigentlichen Lieferantenaudit geht in der Regel ein erstes Informationsgespräch mit dem zu bewertenden Zulieferer voraus. In diesem wird der Ablauf des Audits besprochen und geklärt, welchen Nutzen dieser für beide Seiten hat.

Der Lieferant wird anhand der festgelegten Kriterien geprüft und dessen Qualitätsfähigkeit festgestellt. Weitere Maßnahmen im Rahmen des Audittermins können die Sichtung relevanter Unterlagen und Befragungen sein. Der Auditor nimmt die Beobachtungen und Ergebnisse in den Auditbericht auf. Der Bericht stellt fest, inwieweit der Lieferant die gewünschten Anforderungen erfüllt und vergibt eine Note.

Nachbereitung des Lieferantenaudits

Der letzte Schritt im Lieferantenaudit-Ablauf ist die Nachbereitung. Nach dem Audit dient zunächst ein Abschlussgespräch mit dem Lieferanten dazu, Verbesserungspotenziale zu ermitteln und sich über weitere Schritte auszutauschen. Wurden Mängel oder Verstöße festgestellt, können Sie in diesem Gespräch verbindliche Fristen setzen, bis wann Ihr Zulieferer diese zu beseitigen hat. Möglicherweise ist es sinnvoll, zusammen mit dem Lieferanten einen Maßnahmenkatalog zu erstellen, den er umsetzen muss. Stellen Sie gravierende Verstöße fest, könnte es sinnvoll sein, sich nach einem neuen Lieferanten umzusehen.

Möglicherweise geht aus dem Bericht hervor, dass Sie in Ihrem Unternehmen Abläufe optimieren müssen, um die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferpartnern zu verbessern. In diesem Fall überwacht der Auditor die Umsetzung der spezifischen Empfehlungen und Verbesserungsmaßnahmen.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Normen

Unternehmen, die Teile ihrer Wertschöpfungskette auslagern, müssen auch die Leistungsfähigkeit ihrer Zulieferer sicherstellen. Dies lässt sich am besten durch eine systematische Lieferantenbewertung umsetzen. Die internationale Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 sieht die Bewertung des gesamten Managementsystems eines Unternehmens vor, beschäftigt sich also mit Lieferantenbeziehungen. Deshalb stellt die Auditierung der Lieferanten eine sinnvolle Qualifizierung für die Zertifizierung nach ISO 9001 dar.

Anforderungen an die Durchführung von Audits

Auditoren, ob interne oder externe, müssen bestimmte Befähigungen und Qualifikationen mitbringen, um Lieferantenaudits durchführen zu können. Sie benötigen angemessenes Fachwissen, das sie durch Bildung, Schulungen oder Berufserfahrung erworben haben. Sie sollten zudem ein Verständnis für geltende Standards, Vorschriften und Gesetze mitbringen, die für das jeweilige Unternehmen gelten, und in der Lage sein, zielführend zu kommunizieren. Eine Schulung in den Techniken und Methoden, die bei Audits zur Anwendung kommen, ist ebenfalls wichtig.

Relevante Rechtsvorschriften und Normen

Lieferantenaudits gewährleisten, dass Unternehmen nur mit Partnern zusammenarbeiten, die neben ihren Qualitätsstandards auch branchenspezifische rechtliche Anforderungen erfüllen. So stellen Unternehmen sicher, dass Zulieferer Normen wie die ISO 9001 und gesetzliche Vorgaben wie das Arbeitssicherheitsgesetz (ArbSchG), das Bundesimmissionsschutzgesetz (BImSchG) oder das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) einhalten.

Ausblick und Zukunftsperspektiven

Lieferantenaudits sind für Unternehmen aufschlussreich und werden auch in der Zukunft eine große Rolle spielen. Die Gründe dafür liegen in den größer werdenden Qualitätsproblemen, in der Termintreue und in Themen wie Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit der Produkte.

Trends und Herausforderungen im Lieferantenmanagement

Der Fokus im Lieferantenmanagement richtet sich zunehmend auf Umweltthemen und den Klimaschutz. Mehr denn je wird es dabei auch für kleinere Unternehmen wichtig werden, potenzielle Lieferpartner vor einer Auftragserteilung mit einem Lieferantenaudit zu überprüfen.

Rolle des Lieferantenaudits in der Zukunft

Aufgrund der Veränderungen im Lieferantenmanagement dürfte sich ein Lieferantenaudit künftig noch mehr auf die Rückverfolgbarkeit, aber auch auf den Rohwareneinkauf, die Fertigungstoleranz, die Logistik und Hygiene konzentrieren.

Digitalisierung des Lieferantenaudit-Prozesses

Lieferantenaudits können, je nach Größe des Unternehmens und Anzahl der zu prüfenden Lieferanten, mit einem großen organisatorischen und zeitlichen Aufwand verbunden sein. Vor allem die Datenerfassung nimmt viel Zeit in Anspruch. Die Compliance-Management-Software iManSys unterstützt Sie bei der Vorbereitung, Verwaltung und Auswertung Ihrer Audits.

Vorteile der Digitalisierung

Integration von iManSys in bestehende Systeme

Mit einer modernen Auditmanagement-Software wie die Compliance-Management-Software iManSys haben Sie einen leistungsstarken Partner an der Hand. Die Software lässt sich in bestehende Systeme integrieren und unterstützt Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Lieferantenaudits. Mit dem Checklistengenerator planen Sie den Termin, erstellen Ihren Prüfplan und fertigen nach erfolgtem Lieferantenaudit den finalen Bericht an.

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Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.