Gefahrstoffkataster erstellen – Definition und Anleitung
Autor: Lena Reuter Lesedauer: 6 minDie Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) schreibt jedem Arbeitgeber vor, ein Verzeichnis über alle im Unternehmen vorkommenden Gefahrstoffe zu führen. Dieses Gefahrstoffkataster gibt nicht nur Auskunft über einen Stoff, seine Herkunft und seinen Charakter, sondern auch über seinen Einsatz im Unternehmen. Darüber hinaus ist es ein wichtiger Bestandteil der Gefährdungsbeurteilung.
In unserem kostenfreien Whitepaper berichten wir u. a. über das Gefahrstoffmanagement in Unternehmen sowie digitale Lösungsansätze mit unserer Software-Lösung iManSys. Viel Spaß bei der Lektüre!
Was sind Gefahrstoffe?
Kurz gesagt: Stoffe, Gemische oder Erzeugnisse mit gefährlichen Eigenschaften sind Gefahrstoffe. Beim Umgang ist besonders große Vorsicht geboten, denn sie können beim Menschen akute oder chronische gesundheitliche Schäden verursachen. Die leichte Entzündlichkeit und Explosionsgefahr stellen zudem ein Risiko für die Umwelt dar.
Gefahrstoffe sind
- gefährliche Stoffe und Gemische nach Paragraph 3 GefStoffV,
- Stoffe, Gemische und Erzeugnisse, die explosionsfähig sind,
- Stoffe, Gemische und Erzeugnisse, aus denen bei Herstellung oder Anwendung gefährliche Stoffe entstehen können,
- Stoffe und Erzeugnisse, die die bereits genannten Kriterien nicht erfüllen, jedoch durch ihre physikalisch-chemischen, chemischen oder toxischen Eigenschaften und der Art und Weise, wie sie am Arbeitsplatz vorhanden sind oder verwendet werden, die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter gefährden könnten und
- alle Stoffe, denen ein Arbeitsplatzgrenzwert zugewiesen wurde.
Vorteile eines digitalen Gefahrstoffkatasters
Der Einsatz einer Gefahrstoffkataster-Software sollte im Vorfeld gut vorbereitet und durchdacht sein. Das heißt konkret, dass die Verantwortlichen einen internen Anforderungskatalog erstellen sollten, in welchem alle notwendigen Funktionalitäten sowie gewünschten Features aufgelistet sind. Je konkreter der Katalog ausformuliert ist, desto klarer werden zum einen die zunächst schwammigen Vorstellungen der Verantwortlichen. Die bedeutendsten Vorteile sind:
Was eine Gefahrstoffkataster-Software können sollte
Für das Gefahrstoffmanagement sollten sich grundlegend folgende Arbeitsprozesse digital abbilden lassen:
- Erfassung der Gefahrstoffinformationen im Unternehmen (Menge, Einsatzarten, betroffene Arbeitsplätze sowie deren Beurteilungen)
- Festlegung von Schutzmaßnahmen gemäß der Gefahrstoffverordnung zur Bestimmung der Gefährlichkeit der eingesetzten Gefahrstoffe
- Planung von Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten (u. a. Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanweisungen, Unterweisungen, arbeitsmedizinische Überwachung)
- Festlegung von Verantwortlichkeiten für die Organisation
- Überwachung der Einhaltung von Maßnahmen sowie darauf aufbauende Evaluation, Aktualisierung und Verbesserung
Diese fünf Punkte zeigen bereits, dass es bei einer Gefahrstoffkataster-Software um mehr geht als die einfache Auflistung von Informationen. Sonst wäre ein Tabellenkalkulationsprogramm vollkommen ausreichend.
Neben den Funktionalitäten gibt es auch eine Reihe an technischen Rahmenbedingungen, auf die geachtet werden sollte (Auszug):
- webbasierter Lösungsansatz für den orts- und zeitunabhängigen Zugriff
- strukturiertes Rollen- und Rechtekonzept für die Verteilung von Verantwortlichkeiten
- Abbildung von Standorten und Abteilungen für die klare Zuordnung von Aufgaben und Informationen
- Excel-Schnittstelle für die schnelle Integration von alten Datensätzen sowie den Export für die weitere Datenverarbeitung
- Workflowmanagement für die Abbildung von Freigabeprozessen
- Editor für die einfache und schnelle Erstellung von Betriebsanweisungen
- Verknüpfung mit Maßnahmenmanagement für die Organisation und Verwaltung von bspw. Sicherheitsdatenblättern, Unterweisungen oder Gefährdungsbeurteilungen
Insbesondere der Freigabeprozess nimmt oftmals viel Zeit in Anspruch. Hier sind unterschiedliche Personen involviert, die mit entsprechenden Verantwortlichkeiten ausgestattet sind. Ein möglicher Prozess gestaltet sich wie folgt:
Vorgesetzter
Neuen Gefahrstoff beantragen, neues Sicherheitsdatenblatt hochladen
Sifa
Gefährdung beurteilen und Betriebsanweisung anlegen
Vorgesetzter
Schulungen an die Mitarbeitenden zuweisen
Sifa
Antrag prüfen
HSE-Leiter
Gefahrstoff freigeben
Sifa
Gefahrstoffkataster pflegen, Zusammenlagerungen, GefB, Maßnahmen
Der Vorteil dieses Stufenprozesses ist das Automatisierungspotenzial. Das bedeutet, dass sich die aufeinander aufbauenden Arbeitsschritte mit festgelegten Workflows standardisieren und somit automatisieren lassen. Die notwendigen Informationen und Aufgaben können über die Gefahrstoffkataster-Software gesendet bzw. delegiert werden. Der orts- und zeitunabhängige Zugang zum System stellt sicher, dass keine unnötigen Zeitverzögerungen oder Arbeitsunterbrechungen eintreten.
Der automatisierte Workflow ist nur ein Beispiel für die zahlreichen Vorteile des digitalen Gefahrstoffmanagements. Im Kern geht es darum, dass durch den Einsatz einer Software-Lösung alle Prozesse sicherer, einfacher und effektiver werden.
Gefahrstoffkataster erstellen – wie Sie vorgehen können
Schritt 1: Erheben Sie alle relevanten Stoffe, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen.
Einfach machen es Ihnen die Stoffe, die klar und deutlich als Gefahrstoffe beschriftet sind. Achten Sie auf die entsprechenden Symbole bzw. Piktogramme der Produktkennzeichnung, wie beispielsweise die häufig vorkommende Flamme (GHS02) oder der Totenkopf mit Knochen (GHS06).
Des Weiteren ist auch bei allen anderen Stoffen zu prüfen, ob sie als Gefahrstoffe erfasst werden müssen. Dazu können Stoffe zählen, die nicht direkt physikalisch gefährlich, jedoch direkt umweltgefährlich sind. Ausschlaggebend sind die Begriffsbestimmungen des Paragraph 2 GefStoffV. Nutzen Sie für Ihre Einschätzung die jeweiligen Sicherheitsdatenblätter der Hersteller und Lieferanten. Weiterhin lohnt sich ein Blick in die Grenzwertliste der TRGS 900.
Exkurs Sicherheitsdatenblätter (SDB) bzw. Safety Data Sheets (SDS): Ein Sicherheitsdatenblatt gibt dem Unternehmer, der Gefahrstoffe im Arbeitsalltag einsetzt, wichtige Informationen über die Eigenschaften des Stoffes, seine Wirkung, sein Gefährdungspotenzial, die sichere Handhabung und Maßnahmen zur Prävention und in Gefahrensituationen. Die Inverkehrbringer eines Gefahrstoffes sind dazu verpflichtet, Sicherheitsdatenblätter fachlich korrekt und vollständig zu erstellen. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, diese Sicherheitsdatenblätter vom Lieferanten bzw. aus einer anderen Quelle, die mit zumutbarem Aufwand abgefragt werden kann, anzufordern und seinen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.
Schritt 2: Erfassen Sie die erhobenen Daten in der Software
Ein Gefahrstoffverzeichnis lebt von seinen Inhalten, vor allem jedoch von seiner Übersichtlichkeit. Grundsätzlich muss das Kataster nach Paragraph 6 GefStoffV auf die Sicherheitsdatenblätter der Gefahrstoffe verweisen und mindestens die folgenden Informationen enthalten:
- die Bezeichnung des Gefahrstoffs
- die Einstufung des Gefahrstoffs (z. B. H-Sätze) und Angaben zu seinen gefährlichen Eigenschaften
- Angaben zu den im Betrieb verwendeten Mengenbereichen
- Bezeichnung der Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte dem Gefahrstoff ausgesetzt sind
Darüber hinaus ist es empfehlenswert, die folgenden Punkte zu berücksichtigen:
- Informationen zum Hersteller und zum Lieferanten
- Angaben zum Lagerort im Unternehmen
- Angabe der Personen, die Zugriff auf den Stoff haben
Besondere Bedeutung erhalten alle krebserregenden, erbgutschädigenden sowie fruchtbarkeitsgefährdenden Stoffe (CMR, carcinogenic, mutagenic, reprotoxic substances) und zwar unabhängig von ihrer Menge. Da von ihnen eine besonders hohe Gefährdung ausgeht, schreibt die GefStoffV eine regelmäßige Ersatzstoffprüfung vor. Außerdem ist es hier entscheidend, die Zusammenlagerung dieser Stoffe und Gemische zu prüfen. Daher sollte sich auch die Lagerung von Gefahrstoffen im Verzeichnis wiederfinden.
Schritt 3: Wann müssen Sie Ihr Gefahrstoffkataster aktualisieren?
Sie sind verpflichtet, Ihr Gefahrstoffkataster – genauso wie Ihre Gefährdungsbeurteilungen – regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren, unter anderem, wenn
- neue Stoffe im Unternehmen verwendet werden,
- sich Zusammensetzungen von Stoffgemischen ändern und
- Stoffe an anderen Arbeitsbereichen eingesetzt werden.
Digital oder auf dem Papier?
Ob Sie das Gefahrstoffkataster auf dem Papier oder elektronisch erstellen, überlässt der Gesetzgeber Ihnen. Jedoch sind Aufbau und Verwaltung eines umfassenden und gesetzeskonformen Gefahrstoffverzeichnisses, das viele Gefahrstoffe umfasst, mit hohem Aufwand verbunden. Wer hier viel Zeit und Geld sparen möchte, ist mit der Compliance-Management-Lösung iManSys gut beraten. Eine Gefahrstoffkataster-Software ermöglicht es, Gefahrstoffe ohne Vorkenntnisse schnell und einfach zu erfassen, zu klassifizieren und zu organisieren. Darüber hinaus lassen sich die Datensätze bei der Gefährdungsbeurteilung leicht berücksichtigen.
In unserem kostenfreien E-Book erfahren Sie mehr zum digitalen Gefahrstoffmanagement sowie dem HSQE-Management mit iManSys.
Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.
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