Audit fournisseur : Tout savoir sur les critères et le processus
Auteur: Lena Reuter Temps de lecture: 8 minLa qualité des produits reflète une grande partie de l’entreprise. Pour garantir la qualité des produits de leurs fournisseurs, les entreprises font appel aux services de sociétés de tests externes et de leurs auditeurs. Idéalement, ils possèdent les connaissances et l’expérience nécessaires du secteur et offrent un contrôle indépendant et approfondi des produits. Vous découvrirez ci-dessous ce qu’est l’audit fournisseur, quels avantages il vous offre et comment fonctionne le processus et la mise en œuvre d’un audit.
Qu’est-ce qu’un audit fournisseur ?
Les audits des fournisseurs montrent à quel point vos fournisseurs sont réellement bons. Les fournisseurs sont contrôlés selon les normes ISO en vigueur. Les normes industrielles et sectorielles ou les normes spécifiques des clients sont également utilisées pour évaluer les fournisseurs. Si vous le souhaitez, les sociétés d’audit développeront ces normes avec vous et proposeront ainsi une évaluation des fournisseurs sur mesure lors de l’audit des fournisseurs.
Définition et objectif
L’évaluation de vos fournisseurs crée de la transparence sur les performances de votre entreprise et garantit la qualité. Les incertitudes et les risques parmi les fournisseurs concernant les normes de travail, environnementales et de qualité sont minimisés. Ils respectent les réglementations légales et officielles ainsi que les exigences internes et assument la responsabilité sociale dans la chaîne d’approvisionnement (Responsabilité Sociétale des Entreprises, RSE). La comparaison des services des fournisseurs existants et nouveaux facilite également la sélection des fournisseurs.
Les audits de fournisseurs servent également de préparation à la certification, par exemple selon la norme de gestion de la qualité ISO 9001. Les entreprises décident généralement elles-mêmes si elles souhaitent réaliser un audit selon la norme. Pour la norme ISO 9001, la mise en place d’un audit de certification des fournisseurs est obligatoire.
Types d’audits fournisseurs
Les audits des fournisseurs peuvent être classés en trois catégories :
Lors de l’audit de produit, vous vérifiez la qualité des produits de votre fournisseur sur la base des critères de qualité spécifiés.
À l’aide de l’audit de processus, vous évaluez les processus et procédures opérationnels de votre fournisseur.
Avec l’audit système, vous vérifiez les performances de l’ensemble du système de gestion de votre fournisseur.
Lors des audits produits, l’auditeur vérifie la qualité des produits de vos fournisseurs en fonction de certains critères. A l’aide d’audits de processus, il peut vérifier les processus internes. Les audits de système peuvent être utilisés pour déterminer dans quelle mesure les systèmes de gestion des partenaires de livraison fonctionnent.
Étapes d’un audit fournisseur
Il y a quelques considérations et étapes de préparation à prendre en compte avant de pouvoir effectuer un audit de fournisseur. Tout d’abord, il est important d’examiner de plus près les indicateurs de qualité. Une question centrale est par exemple de savoir dans quelle mesure l’audit des fournisseurs doit couvrir les différents sujets dans le délai imparti. Les auditeurs doivent avoir les qualifications appropriées. La question du financement des audits doit également être clarifiée.
Préparation de l’audit fournisseur
Vous devez planifier et réaliser soigneusement un audit de fournisseur, puis l’évaluer minutieusement. Ces trois étapes font partie de la préparation :
- Déterminer la date et la fréquence de mise en œuvre :
Déterminez la fréquence à laquelle les audits fournisseurs doivent être effectués auprès de vos partenaires fournisseurs. - Déterminer les critères :
En fonction de vos besoins et du secteur, définissez des critères de test. Les critères possibles pour un audit de fournisseur comprennent le respect des délais, les conditions du site, l’équipement technique, la sécurité des informations, la gestion des réclamations, les qualifications des employés, la planification de la production et la durabilité. - Créer un plan d’audit et une liste de contrôle :
Une checklist et un plan d’audit vous aideront à suivre les tâches nécessaires. Dans le plan d’audit, vous notez le processus et les différentes étapes d’audit. Votre liste de contrôle contient un catalogue d’évaluation avec toutes les questions à poser. Notre conseil : faites créer votre liste de contrôle d’audit fournisseur avec le générateur de liste de contrôle dans iManSys.
Réalisation de l’audit fournisseur
L’audit à proprement dit du fournisseur est généralement précédé d’une première discussion d’information avec le fournisseur à évaluer. Cela permet de discuter du processus d’audit et de clarifier les avantages qu’il présente pour les deux parties.
Le fournisseur est contrôlé sur la base des critères spécifiés et sa capacité qualité est déterminée. D’autres mesures dans le cadre du rendez-vous d’audit peuvent inclure la visualisation de documents et d’enquêtes pertinents. L’auditeur inclut les observations et les résultats dans le rapport d’audit. Le rapport détermine dans quelle mesure le fournisseur répond aux exigences souhaitées et lui attribue une note.
Suivi de l’audit fournisseur
La dernière étape du processus d’audit des fournisseurs est le suivi. Après l’audit, une discussion finale avec le fournisseur permet d’identifier le potentiel d’amélioration et de discuter des étapes ultérieures. Si des défauts ou des violations ont été identifiés, vous pouvez fixer au cours de cet entretien des délais dans lesquels votre fournisseur doit les corriger. Il peut être judicieux de travailler avec le fournisseur pour créer un catalogue de mesures qu’il doit mettre en œuvre. Si vous découvrez des violations graves, il peut être judicieux de rechercher un nouveau fournisseur.
Le rapport peut indiquer que vous devez rationaliser les processus au sein de votre organisation pour améliorer la collaboration avec vos partenaires de prestation. Dans ce cas, l’auditeur contrôle la mise en œuvre des recommandations spécifiques et des mesures d’amélioration.
Cadre juridique et normes
Les entreprises qui externalisent une partie de leur chaîne de valeur doivent également s’assurer de la performance de leurs fournisseurs. La meilleure façon de mettre en œuvre cette démarche consiste à procéder à une évaluation systématique des fournisseurs. La norme internationale de gestion de la qualité ISO 9001 prévoit l’évaluation de l’ensemble du système de gestion d’une entreprise, c’est-à-dire qu’elle traite des relations avec les fournisseurs. L’audit des fournisseurs représente donc une qualification utile pour la certification selon la norme ISO 9001.
Exigences pour la réalisation d’audits
Les auditeurs, qu’ils soient internes ou externes, doivent posséder certaines compétences et qualifications afin de réaliser des audits de fournisseurs. Ils ont besoin de connaissances spécialisées appropriées acquises grâce à leur parcours scolaire, leur formation ou à l’expérience professionnelle. Vous devez également comprendre les normes, réglementations et lois applicables à l’entreprise concernée et être capable de communiquer efficacement. La formation aux techniques et méthodes utilisées dans les audits est également importante.
Législation et normes pertinentes
Les audits de fournisseurs garantissent que les entreprises travaillent uniquement avec des partenaires qui, outre leurs normes de qualité, répondent également aux exigences légales spécifiques au secteur. De cette manière, les entreprises s’assurent que les fournisseurs respectent des normes telles que la norme ISO 9001 et les lois sur la santé et la sécurité au travail.
Perspectives d’avenir
Les audits fournisseurs sont informatifs pour les entreprises et continueront à jouer un rôle majeur à l’avenir. Les raisons en sont les problèmes croissants de qualité, le respect des délais de livraison et des questions telles que la durabilité et le respect de l’environnement des produits.
Tendances et enjeux de la gestion des fournisseurs
Dans la gestion des fournisseurs, l’accent est de plus en plus mis sur les questions environnementales et la protection du climat. Il sera plus important que jamais pour les petites entreprises de vérifier leurs partenaires fournisseurs potentiels grâce à un audit des fournisseurs avant de passer une commande.
Rôle des audits fournisseurs dans le futur
En raison des changements dans la gestion des fournisseurs, un audit des fournisseurs à l’avenir se concentrera probablement encore plus sur la traçabilité, mais aussi sur l’achat de matières premières, la tolérance de fabrication, la logistique et l’hygiène.
Digitalisation du processus d’audit fournisseurs
En fonction de la taille de l’entreprise et du nombre de fournisseurs à auditer, les audits de fournisseurs peuvent demander beaucoup d’efforts d’organisation et de temps. La collecte de données, notamment, prend beaucoup de temps. Le logiciel de gestion de la conformité iManSys vous accompagne dans la préparation, la gestion et l’évaluation de vos audits.
Avantages de la digitalisation
- Efficacité améliorée grâce à la collecte de données et au reporting automatisés.
- Qualité des données supérieure grâce à des processus standardisés et sans erreur.
- Transparence accrue grâce à une documentation complète.
- Flexibilité grâce à une planification indépendante du lieu et à des frais de déplacement réduits.
- Durabilité grâce à une consommation réduite de papier et à une utilisation économe en ressources.
- Portée mondiale grâce à la mise en œuvre facile d’audits internationaux.
- Satisfaction accrue des clients grâce à des chaînes d’approvisionnement efficaces et transparentes.
Intégration d’iManSys dans les systèmes existants
Avec un logiciel de gestion d’audit moderne tel que le logiciel de gestion de la conformité iManSys, vous disposez d’un partenaire puissant. Le logiciel peut être intégré aux systèmes existants et vous accompagne dans la planification et la réalisation de vos audits fournisseurs. Vous pouvez utiliser le générateur de checklist pour planifier les rendez-vous, créer votre plan d’inspection et, une fois l’audit fournisseur terminé, produire le rapport final.
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