Leverandørrevision: Alt hvad du behøver at vide om kriterierne og processen

29. juli 2024 | Forfatter: Lena Reuter | Læsetid: 6 min

Kvaliteten af produkterne afspejler en stor del af virksomheden. For at sikre kvaliteten af deres leverandørers produkter benytter virksomheder sig af eksterne testvirksomheders og deres revisorers tjenester. Ideelt set har de den nødvendige branchekendskab og erfaring og tilbyder uafhængig, grundig produktkontrol. Nedenfor finder du ud af, hvad leverandøraudit er, hvilke fordele det giver dig, og hvordan processen og implementeringen af en audit fungerer.

Hvad er en leverandørrevision?

Leverandøraudit viser, hvor gode dine leverandører egentlig er. Leverandørerne kontrolleres efter de eksisterende ISO-standarder . Industri- og sektorstandarder eller specifikke kundestandarder bruges også til at evaluere leverandører. Hvis det ønskes, vil revisionsvirksomhederne udvikle disse standarder sammen med dig og dermed tilbyde en skræddersyet leverandørvurdering i leverandørrevisionen.

Definition og målsætning

Evaluering af dine leverandører skaber gennemsigtighed om din virksomheds præstationer og sikrer kvalitet. Usikkerheder og risici blandt leverandørerne vedrørende arbejds-, miljø- og kvalitetsstandarder minimeres. De overholder juridiske og officielle regler samt interne krav og påtager sig socialt ansvar i forsyningskæden (Corporate Social Ansvar , CSR). Sammenligning af eksisterende og nye leverandørers ydelser gør det også nemmere at vælge leverandør.

Leverandøraudit fungerer også som forberedelse til certificering , for eksempel i henhold til kvalitetsstyringsstandarden ISO 9001. Virksomheder bestemmer generelt selv, om de ønsker at gennemføre en revision ISO 9001 standard, implementeringen er nødvendig en certificeringsaudit af leverandørerne er obligatorisk.

Typer af leverandøraudits

Leverandørrevision kan opdeles i:

Under produktaudits kontrollerer revisor kvaliteten af dine leverandørers produkter ud fra bestemte kriterier. Ved hjælp af proces- eller procedurerevision kan han kontrollere de interne processer. Systemaudit kan bruges til at bestemme , hvor godt leveringspartnernes ledelsessystemer fungerer.

Trin i en leverandøraudit

Der er nogle overvejelser og forberedelsesarbejde, der skal gøres, før du kan foretage en leverandøraudit. Først og fremmest er det vigtigt at se nærmere på kvalitetsindikatorerne. Et centralt spørgsmål er fx, hvor omfattende leverandørrevisionen skal dække forskellige emner på den angivne tid. Revisorerne bør have passende kvalifikationer . Spørgsmålet om finansiering af revisionerne skal også afklares.

Udarbejdelse af leverandøraudit

Du bør planlægge og udføre en leverandøraudit omhyggeligt og derefter evaluere den grundigt. Disse tre trin er en del af forberedelsen:

1. Bestem dato og hyppighed for implementering:
   Bestimmen Sie, wie oft die Lieferantenaudits bei Ihren Lieferpartnern durchgeführt werden sollen.
2. Bestem kriterier:
   Afhængigt af dine krav og branchen, opstil bindende testkriterier. Mulige kriterier for en leverandøraudit omfatter overholdelse af deadlines, anlægsforhold, teknisk udstyr, informationssikkerhed, klagehåndtering, medarbejderkvalifikationer, produktionsplanlægning og bæredygtighed.
3. Opret en revisionsplan og tjekliste:
   En tjekliste og en revisionsplan hjælper dig med at holde styr på de nødvendige opgaver. I revisionsplanen noterer du processen og de enkelte revisionstrin. Din tjekliste indeholder et vurderingskatalog med alle de spørgsmål, du skal stille. Vores tip: Få din leverandørrevisionstjekliste oprettet med tjeklistegeneratoren i iManSys.

Udførelse af leverandøraudit

Den egentlige leverandøraudit indledes normalt af en indledende informationssamtale med leverandøren, der skal evalueres. Dette vil diskutere revisionsprocessen og afklare, hvilke fordele den har for begge sider.

Leverandøren kontrolleres ud fra de angivne kriterier, og dens kvalitetsevne bestemmes. Yderligere tiltag som led i revisionsbesættelsen kan omfatte gennemsyn af relevante dokumenter og undersøgelser . Revisor medtager observationerne og resultaterne i revisionsberetningen . Rapporten fastlægger, i hvilket omfang leverandøren opfylder de ønskede krav og tildeler en karakter.

Opfølgning på leverandøraudit

Det sidste trin i leverandørrevisionsprocessen er opfølgning . Efter revisionen bruges en afsluttende drøftelse med leverandøren til at identificere forbedringspotentiale og til at diskutere yderligere skridt. Hvis der er konstateret mangler eller overtrædelser, kan du under denne drøftelse fastsætte bindende frister, inden for hvilke din leverandør skal rette dem. Det kan give mening at samarbejde med leverandøren om at lave et katalog over tiltag , som han skal implementere. Hvis du opdager alvorlige overtrædelser, kan det give mening at lede efter en ny leverandør.

Rapporten kan indikere, at du skal strømline processer i din organisation for at forbedre samarbejdet med dine leveringspartnere. I dette tilfælde overvåger revisor implementeringen af de specifikke anbefalinger og forbedringstiltag.

Lovmæssige rammer og normer

Virksomheder, der outsourcer dele af deres værdikæde, skal også sikre deres leverandørers ydeevne. Dette kan bedst implementeres gennem en systematisk leverandørevaluering. Den internationale kvalitetsstyringsstandard ISO 9001 giver mulighed for evaluering af hele en virksomheds ledelsessystem, dvs. det omhandler leverandørforhold. Derfor repræsenterer revision af leverandører en nyttig kvalifikation til certificering i henhold til ISO 9001.

Krav til udførelse af revisioner

Revisorer, uanset om de er interne eller eksterne, skal have visse færdigheder og kvalifikationer for at kunne udføre leverandøraudits. De har brug for passende specialistviden erhvervet gennem uddannelse, træning eller erhvervserfaring. Du bør også have forståelse for gældende standarder, regler og love, der gælder for den respektive virksomhed, og være i stand til at kommunikere effektivt. Træning i de teknikker og metoder, der anvendes i audits, er også vigtig.

Relevant lovgivning og standarder

Leverandørrevision sikrer, at virksomheder kun arbejder med partnere, der udover deres kvalitetsstandarder også opfylder branchespecifikke lovkrav. På den måde sikrer virksomhederne, at leverandørerne overholder standarder som ISO 9001 og arbejdsmiljølove eller Supply Chain Due Diligence Acty.

Udsigter og fremtidsudsigter

Leverandørrevision er informativ for virksomheder og vil fortsat spille en stor rolle i fremtiden. Årsagerne til dette ligger i de stigende kvalitetsproblemer, i overholdelse af leveringsdatoer og i spørgsmål som produkternes bæredygtighed og miljøvenlighed.

Trends og udfordringer i leverandørstyring

Fokus i leverandørstyring er i stigende grad på miljøspørgsmål og klimabeskyttelse . Det vil være vigtigere end nogensinde for mindre virksomheder at tjekke potentielle leverandørpartnere med en leverandøraudit, før de afgiver en ordre.

Rolle af leverandøraudits i fremtiden

På grund af ændringerne i leverandørstyringen vil en leverandørrevision i fremtiden sandsynligvis fokusere endnu mere på sporbarhed, men også på indkøb af råvarer, fremstillingstolerance, logistik og hygiejne.

Digitalisering af leverandørrevisionsprocessen

Afhængigt af virksomhedens størrelse og antallet af leverandører, der skal revideres, kan leverandøraudits indebære en stor organisatorisk og tidsmæssig indsats. Især dataindsamling tager meget tid. Compliance management softwaren iManSys understøtter dig i at forberede, administrere og evaluere dine revisioner.

Fordele ved digitalisering

Integration af iManSys i eksisterende systemer

Med moderne revisionsstyringssoftware, såsom compliance-styringssoftwaren iManSys, har du en stærk partner ved hånden. Softwaren kan integreres i eksisterende systemer og understøtter dig i planlægning og udførelse af dine leverandøraudits. Du kan bruge tjeklistegeneratoren til at planlægge aftalen, oprette din inspektionsplan og, når leverandørrevisionen er afsluttet, udarbejde den endelige rapport.

Er din interesse blevet vakt? Så opdag vores softwareverden “Mål og forpligtelser” og find ud af, hvordan du kan tage kvalitetsstyring i din virksomhed til et nyt niveau!