Kvalitetsrevision: mål, standarder og implementering for vellykket kvalitetsstyring

25. juli 2024 | Forfatter: Emily Heinig | Læsetid: 6 min

Som på så mange områder af livet gælder det samme i arbejdsverdenen: succes er, når dine egne krav matcher din ultimative præstation. Denne aftale skal naturligvis også være så stor som muligt i din virksomhed. En kvalitetsrevision er i denne sammenhæng et vigtigt værktøj. Den udføres selvstændigt og bruges til at analysere virksomhedens interne processer, produkter og ydelser og på baggrund heraf igangsætte forbedringstiltag.

Som en del af kvalitetsstyringssystemet i henhold til ISO 9001 giver en tilsvarende revision ikke kun fordele for processerne i din virksomhed, men leder også på lang sigt fører også til højere kundetilfredshed.

Se vores softwareløsning »Foranstaltninger & Pligter«, der passer til temaet.

Hvad er en kvalitetsrevision egentlig?

For at optimere kvalitetsstyringen indeholder ISO 19001 retningslinjer for revision af ledelsessystemer. Dette er udført og dokumenteret ud fra en uafhængig undersøgelse . Først og fremmest kontrolleres det, i hvilket omfang de angivne revisionskriterier opfyldes af din virksomhed.

Grundlæggende forfølges to mål:

Kort fortalt er hovedmålet, at interne problemområder bliver afdækket og løst, inden de udvikler sig til alvorlige komplikationer. Dette fører ikke kun til en mere åben virksomhedskultur, men forbedrer også forholdet til dine kunder.

Hvem er ansvarlig for kvalitetsrevisionen?

Hvis du bruger eller ønsker at bruge et ISO 9001 kvalitetsledelsessystem i din virksomhed, skal du få foretaget en kvalitetsrevision. Hvem der påtager sig rollen som revisor afhænger af målene for revisionen. Interne revisioner kan udføres af medarbejdere i din virksomhed (førstepart), hvis de er blevet uddannet i dem .

Der er to muligheder for ekstern revision. Disse kan udføres enten af dine kunder eller leverandører (anden part) eller af en uafhængig kilde (tredjepart). Til sidstnævnte form er der blandt andet certificeringsorganer, som du kan kontakte.

Krav til revisorer

Opgaver:

• registrere og evaluere alle vigtige aktiviteter i virksomheden

• anmode om skriftlig dokumentation (f.eks. revisionsplaner, procedureinstruktioner, tjeklister eller revisionsrapporter)

Krav:

• stille kortfattede og målrettede spørgsmål

• den højest mulige objektivitet i evalueringen

Vigtigt: Alle processer skal præsenteres på en verificerbar og gennemsigtig måde for revisor!en!

Revisionernes mangfoldige verden

Hvordan du præcist udfører en kvalitetsrevision afhænger af formålet og den resulterende type revision. Forskellen mellem intern og ekstern er allerede blevet nævnt. Der er også tre overordnede former for kvalitetsrevision , som du kan skelne mellem:

Andre former for revision omfatter compliance- og forvaltningsrevision. Afhængig af virksomhedens krav og målsætninger, er typen af revision specifikt fastlagt på forhånd. Om nødvendigt kan revisionsskemaerne også kombineres.

Proces: Kvalitetsrevision i 5 faser

Skabelse

Før implementeringen kan begynde, skal du oprette et revisionsprogram . I denne specificerer du testens omfang og målene. De anvendte kriterier og metoder kan også findes her. For at få den bedste chance for forbedringer for din virksomhed, bør du helt sikkert foretage en præcis planlægning af processerne, som en digital løsning kan understøtte dig.

implementering

Det udviklede revisionsprogram kan derefter anvendes. Det afhænger af dine mål, hvem der udfører implementeringen . Som allerede nævnt skelnes der mellem intern og ekstern revision. I førstnævnte tilfælde handler revisorer fra din virksomhed. I det andet tilfælde henter du en ekstern revisor.

overvågning

En kvalitetsrevision har det kortfattede mål at opnå forbedringer. For at sikre, at revisorerne ikke selv udelukkes fra dette, er overvågning af implementeringen hensigtsmæssig. Ikke kun bliver processen generelt set kritisk, men også revisorerne selv. Den svigtende evaluering bør også indgå i overvågningsprocessen.

styring

Når du har modtaget resultaterne af revisionen, kan du sætte dem i sammenhæng med de mål, du har sat dig. Tag et kritisk kig på, hvor du allerede har opnået succes, og hvor der er behov for forbedringer. Din virksomhed kan kun udvikle sig positivt i fremtiden, hvis du holder åbent øje med mulige fejlkilder.

Foranstaltninger

Revisionen er gennemført – men processen stopper ikke der! Det er nu op til dig at se på de identificerede problemområder, analysere deres årsager og tage passende skridt til at forbedre dem.

Kvalitetsledelsens cyklus

Uanset hvor godt en virksomhed ledes, kan fejlkilder og problemer ikke undgås. Det er vigtigt, at du ser på dem med et objektivt øje og er åben for kritik. Dette er den eneste måde, du kan identificere og eliminere eksisterende problemer. Det er netop derfor, kvalitetsrevisioner ikke skal ses som en statisk proces, men snarere som en cyklus.

Når du har truffet passende foranstaltninger og allerede er i gang med dem, kan du selvfølgelig glæde dig – men du skal ikke læne dig tilbage. Kvalitetsaudit bør udføres med jævne mellemrum, så nye problempunkter ikke bliver forankret. Derudover er det fornuftigt at tjekke omhyggeligt, om de trufne tiltag har den ønskede effekt. Samtidig er en kvalitetsrevision også med til at finde processer, der allerede fungerer, og til at orientere sig mod dem.

ændres ISO-retningslinjerne jævnligt, hvorfor du bør sikre dig, at den nyeste version er implementeret. Vær åben over for denne proces, fordi den vil gavne din virksomhed i det lange løb.

Et sted for digital revisionsledelse

Ihnen ist wahrscheinlich bereits bewusst, dass ein Qualitätsaudit mit einem gewissen Aufwand verbunden ist. Zur Bewältigung der vielfältigen Aufgaben ist der Einsatz von Software-Lösungen empfehlenswert. Insbesondere cloudbasierte Anwendungen bieten zahlreiche Vorteile für das operative Geschäft.

Unsere Arbeitsschutz-Software iManSys unterstützt Sie beim Management Ihrer Audits. Der gesamte Prozess wird durch effektive Lösungen einfacher und übersichtlicher. Erstellen Sie einen Auditplan und benötigte Nachweise (u. a. Checklisten), weisen Sie Verantwortliche zu und fassen Sie die Ergebnisse in einem Auditbericht zusammen.

Du er sikkert allerede klar over, at en kvalitetsrevision kræver en vis indsats. Brugen af softwareløsninger anbefales til at klare de forskellige opgaver . Især skybaserede applikationer byder på adskillige fordele for operationelle virksomheder.

Vores arbejdssikkerhedssoftware iManSys hjælper dig med at administrere dine audits. Effektive løsninger gør hele processen lettere og overskuelig. Opret en revisionsplan og påkrævet bevis (herunder tjeklister), tildel de ansvarlige og opsummer resultaterne i en revisionsrapport.

Kunne du tænke dig at vide, hvordan iManSys ellers kan støtte dig i kvalitetsstyring? Så find ud af mere om vores softwareverden “Foranstaltninger & Pligter”: