Qualitätsaudit: Ziele, Normen und Durchführung für erfolgreiches Qualitätsmanagement
Wie in so vielen Lebensbereichen gilt auch in der Arbeitswelt: Erfolg ist, wenn die eigenen Anforderungen mit der schlussendlichen Leistung übereinstimmen. Diese Übereinstimmung sollte natürlich auch in Ihrem Unternehmen möglichst gross sein. In diesem Kontext stellt ein Qualitätsaudit ein wichtiges Werkzeug dar. Es wird unabhängig durchgeführt und dient dazu, unternehmensinterne Prozesse, Produkte und Dienstleistungen zu analysieren und darauf aufbauend Massnahmen zur Verbesserung einzuleiten.
Als Teil des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 bietet ein entsprechendes Audit nicht nur Vorteile für die Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens, sondern führt auf lange Sicht auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit.
Welche genauen Ziele dabei verfolgt werden, welchen Normen diese unterliegen und wie Sie ein erfolgreiches Qualitätsaudit durchführen, erfahren Sie in diesem Beitrag. Zusätzlich können Sie sich in unserem kostenlosen Whitepaper über ISO 9001 rund um das Thema Qualitätsmanagement weiterbilden.
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Was genau ist ein Qualitätsaudit?
Zur Optimierung des Qualitätsmanagements enthält die ISO 19001 einen Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen. Diese wird anhand einer unabhängigen Untersuchung durchgeführt und dokumentiert. In erster Linie wird dabei geprüft, inwieweit die vorgegeben Auditkriterien von Ihrem Unternehmen erfüllt werden.
Grundlegend werden dabei zwei Ziele verfolgt:
Durch das Qualitätsaudit werden bestehende Standards in Ihrer Firma untersucht. Es fungiert hier als eine Art Prüfung oder Inspektion.
Das Qualitätsaudit ist Anstoss für die Identifikation von Verbesserungspotenzialen sowie der darauffolgenden Umsetzung von entsprechenden Massnahmen.
Kurz gesagt ist das Hauptziel, dass interne Problemstellen aufgedeckt und gelöst werden, bevor sie sich zu schwerwiegenden Komplikationen entwickeln. Dies führt nicht nur zu einer offeneren Firmenkultur, sondern verbessert ebenso die Beziehung zu Ihren Kunden.
Wer ist für das Qualitätsaudit verantwortlich?
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein ISO 9001 Qualitätsmanagement System verwenden bzw. verwenden möchten, müssen Sie ein Qualitätsaudit durchführen lassen. Wer dabei die Rolle des Auditors übernimmt, hängt von den Zielen des Audits ab. Interne Audits können von Mitarbeitenden Ihres Unternehmens (First Party) abgehalten werden, wenn diese darin geschult sind.
Bei externen Audits gibt es zwei Möglichkeiten. Diese können entweder von Ihren Kunden oder Lieferanten (Second Party) oder von einer unabhängigen Quelle (Third Party) durchgeführt werden. Für letztere Form existieren unter anderem Zertifizierungsstellen, an welche Sie sich wenden können.
Anforderungen an Auditoren
Aufgaben:
- alle wichtigen Tätigkeiten im Unternehmen erfassen und bewerten
- schriftliche Nachweise einfordern (z. B. Auditpläne, Verfahrensanweisungen, Checklisten oder Auditberichte)
Anforderungen:
- prägnante und zielführende Fragen stellen
- möglichst hohe Objektivität bei Bewertung
Wichtig: Sämtliche Prozesse müssen für den Auditor nachweisbar und transparent dargestellt werden!
Die vielseitige Welt der Audits
Wie genau Sie ein Qualitätsaudit durchgeführen, hängt von der Zielsetzung sowie der daraus resultierenden Art des Audits ab. Der Unterscheid zwischen intern und extern wurde bereits benannt. Zusätzlich existieren drei übergreifende Formen des Qualitätsaudits, zwischen denen Sie unterscheiden können:
Systemaudit
Das Systemaudit hat zum Ziel, die Wirksamkeit eines Qualitätsmanagementsystems zu prüfen. Es bezieht sich auf das „grosse Ganze“.
Endziele:
Verfahrens-/Prozessaudit
Bei dieser Form stehen konkrete Verfahren im Unternehmen im Vordergrund. Die Analyse ist wesentlich detaillierter.
Endziele:
Produkt- oder Dienstleistungsaudit
Beim Produkt- oder Dienstleistungsaudit wird das „Endprodukt“ Ihrer Firma geprüft. Hierbei ist vor allem die Einschätzung durch Ihre Kunden bzw. Lieferanten wichtig.
Endziele:
Weitere Auditformen sind unter anderem Compliance- und das Performanceaudit. Je nach Unternehmensanforderung und Zielsetzung wird die Auditform im Vorfeld konkret festgelegt. Bei Bedarf lassen sich die Auditformen auch kombinieren.
Ablauf: Qualitätsaudit in 5 Phasen
Erstellung
Bevor mit der Durchführung begonnen werden kann, müssen Sie ein Auditprogramm erstellen. Darin legen Sie den Umfang fest, mit welchen die Prüfung und die Ziele festgelegt werden. Auch die zu verwendeten Kriterien und Methoden finden hier Platz. Um die optimale Verbesserungschance für Ihr Unternehmen zu erhalten, sollten Sie unbedingt eine präzise Planung der Prozesse durchführen, wobei eine digitale Lösung Sie unterstützen kann.
Umsetzung
Das ausgearbeitete Auditprogramm kann im Anschluss angewendet werden. Dabei ist es von Ihren Zielen abhängig, wer die Durchführung unternimmt. Wie bereits erwähnt, wird zwischen internen und externen Audits unterschieden. Bei ersteren agieren Auditoren aus Ihrer Firma. Bei zweiterem ziehen Sie ein externer Auditor hinzu.
Überwachung
Ein Qualitätsaudit hat knapp formuliert zum Ziel, dass es zu Verbesserungen kommt. Damit auch die Auditoren selbst davon nicht ausgeschlossen sind, ist eine Überwachung der Durchführung geeignet. Dabei wird nicht nur der Ablauf generell kritisch betrachtet, sondern auch die Auditoren selbst. Auch die ausfallende Bewertung sollte in den Überwachungsprozess einbezogen werden.
Kontrolle
Wenn Sie die Ergebnisse des Audits erhalten haben, können Sie diese in den Zusammenhang mit den von Ihnen festgelegten Zielen setzen. Betrachten Sie kritisch, wo Sie bereits Erfolg verzeichnen können und wo Verbesserungsbedarf besteht. Nur mit einem offenen Blick auf eventuelle Fehlerquellen kann sich Ihr Unternehmen in Zukunft positiv entwickeln.
Massnahmen
Das Audit wurde durchgeführt – doch hier hört der Prozess nicht auf! Es liegt nun an Ihnen, die erkannten Problemstellen zu betrachten, ihre Ursachen zu analysieren und entsprechende Schritte zur Verbesserung einzuleiten.
Der Kreislauf des Qualitätsmanagements
Egal, wie gut ein Unternehmen geführt wird – Fehlerquellen und Probleme lassen sich nicht vermeiden. Wichtig ist, dass Sie diese mit einem objektiven Auge betrachten und offen für Kritik sind. Nur so können Sie bestehende Problematiken erkennen und beseitigen. Genau deswegen sollten Qualitätsaudits nicht als ein statischer Prozess betrachtet werden, sondern viel mehr als Kreislauf.
Nachdem Sie entsprechende Massnahmen getroffen haben und diese bereits anschlagen, können Sie sich natürlich freuen – aber Sie sollten sich nicht zurücklehnen. Qualitätsaudits sollten in regelmässigen Abständen durchgeführt werden, damit sich neue Problempunkte nicht erst verfestigen. Zusätzlich ist es sinnvoll, auch genau zu prüfen, ob die veranlassten Massnahmen in der gewünschten Form anschlagen. Gleichzeitig hilft ein Qualitätsaudit auch dabei, Prozesse zu finden, die bereits funktionieren und sich an diesen zu orientieren.
Nicht zuletzt ändern sich ISO-Richtlinien regelmässig, weswegen Sie auch hier Acht geben sollten, dass die aktuellste Variante durchgeführt wird. Stehen Sie diesem Prozess offen gegenüber, denn auf lange Sicht wird Ihr Unternehmen davon profitieren.
Ein Ort für digitales Auditmanagement
Ihnen ist wahrscheinlich bereits bewusst, dass ein Qualitätsaudit mit einem gewissen Aufwand verbunden ist. Zur Bewältigung der vielfältigen Aufgaben ist der Einsatz von Software-Lösungen empfehlenswert. Insbesondere cloudbasierte Anwendungen bieten zahlreiche Vorteile für das operative Geschäft.
Unsere Arbeitsschutz-Software iManSys unterstützt Sie beim Management Ihrer Audits. Der gesamte Prozess wird durch effektive Lösungen einfacher und übersichtlicher. Erstellen Sie einen Auditplan und benötigte Nachweise (u. a. Checklisten), weisen Sie Verantwortliche zu und fassen Sie die Ergebnisse in einem Auditbericht zusammen. Nicht zuletzt unterstützt Sie die Anwendung in der Abarbeitung und Überwachung der angesetzten Massnahmen. Nur so entfaltet sich das Audit in einer konkreten Wirkung.
Wollen Sie wissen, wie iManSys Sie sonst noch im Qualitätsmanagement unterstützen kann? Dann informieren Sie sich über unsere Software-Welt „Massnahmen & Pflichten“:
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Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.
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