Digitales Verbandbuch: Wie Sie nach einem Arbeitsunfall handeln müssen
In fast jedem Unternehmen kommt es zu Unfällen. Wenn sich Mitarbeitende verletzen, muss dies im Verbandbuch festgehalten werden – egal ob die Verletzung schnell verarztet werden kann, ein Arztbesuch oder sogar Krankenhausaufenthalt nötig ist. Wichtig ist, dass nicht nur der aktuelle Zustand festgehalten wird, sondern dass sich auch eventuelle Spätfolgen rückverfolgen lassen.
Mit einer Software-Lösung für das digitale Verbandbuch können Sie sämtliche (Beinahe-)Unfälle erfassen, dokumentieren und im Nachgang analysieren bzw. bewerten. Dies ist nicht nur für Ihre Angestellten praktischer, sondern hilft auch bei der Analyse von häufigen Gefahrenquellen und der nachfolgenden Behebung dieser. Ein digitales Verbandbuch macht Ihr Unternehmen rundum sicherer.
Wie genau ein Verbandbuch gepflegt werden muss und welche weiteren Vorteile eine digitale Lösung besitzt, erfahren Sie in unserem Beitrag. Wenn Sie sich im Detail über digitales Risikomanagement belesen möchten, empfehlen wir einen Blick in unser kostenloses Whitepaper.
Warum sind Einträge ins Verbandbuch notwendig?
Unfallstatistik für die Schweiz rund 293‘132 Arbeitsunfälle. Im Vorjahr waren es rund 276‘886. Mit Blick auf die vergangenen Jahre ist dies eine deutliche Steigerung der Unfallzahlen. Hingegen sank die Unfallhäufigkeit pro 1‘000 Erwerbstätiger leicht von 57.8 (2012) auf 55.3 im Jahre 2021. Dieser Verlauf ist unter anderem auf das gestiegene Bewusstsein der Unternehmer gegenüber einem präventiven Arbeits- und Gesundheitsschutz zurückzuführen.
Nicht zuletzt gehört dazu eine genaue Dokumentation von Arbeitsunfällen. Damit verschaffen Sie sich einen Überblick über häufige Unfallursachen und Gefahrenorte. Mit diesem Wissen können Sie für ein sichereres Arbeitsumfeld sorgen. Des Weiteren sind Einträge im Verbandbuch auch für Arbeitnehmer enorm wichtig. Sie können dadurch für die Versicherung genau nachweisen, welche Verletzungen oder Folgeerkrankungen auf einen betrieblichen Unfall zurückzuführen sind.
Was muss als Arbeitsunfall eingetragen werden?
„Das ist nur ein kleiner Schnitt, den muss ich nicht ins Verbandbuch eintragen.“ So oder so ähnlich denken viele Arbeitnehmer, doch damit liegen sie falsch. In der Schweiz kann diese Dokumentation als unternehmerische Fürsorgepflicht betrachtet werden (Art. 328, Abs. 2, OR). Dazu zählt nicht nur das Extrem der Widerbelebungsmassnahme, sondern ebenso das Verbinden einer kleinen Schnittwunde mit einem Pflaster.
Auch, wenn der Dokumentationsaufwand Ihnen für eine kleine Wunde sehr gross scheint, so ist die Einhaltung dieser Pflicht extrem wichtig. Auch ein kleiner Schnitt kann zu Entzündungen oder anderen Krankheiten führen. Selbst wenn dies Ihnen unwahrscheinlich erscheint, so werden Sie im Ernstfall froh sein, dass Sie die Krankheitsursache in einem betrieblichen Kontext nachweisen können.
Was muss im Verbandbuch stehen?
Wenn es zu einem Unfall kommt, haben Betroffene anderes im Kopf, als sich um das Verbandbuch zu kümmern. Wer den Eintrag tätig, spielt in erster Linie auch keine Rolle. Es wird empfohlen, dass der Eintrag so früh wie möglich getätigt wird. Alternativ können die Eckdaten auch z. B. auf einem Zettel notiert und später nachgetragen werden.
Folgende Angaben sind für einen Verbandbuch-Eintrag erforderlich:
Art und Form der Dokumentation
Durch die Aufbewahrung der Informationen können Sie zu einem späteren Zeitpunkt Ansprüche auf Leistungen durch die Unfallversicherung rechtfertigen. Diese Situation tritt beispielsweise bei einem Unfall ein, der nicht unmittelbar ärztlich behandelt werden muss, es aber zu langfristigen Folgeschäden des Betroffenen kommt. Die Aufzeichnung gilt als Nachweis, dass der Arbeitsunfall bzw. die Verletzung während einer versicherten Tätigkeit passiert ist. Nur dann erfolgt eine Kostenübernahme der Unfallversicherung.
Wo und wie genau ein Arbeitsunfall festgehalten werden muss, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Entscheidung liegt also beim Arbeitgeber und muss nicht zwangsläufig auf ein klassisches Heft fallen. Eine digitale Lösung würde sich zum Beispiel ebenfalls anbieten und bringt zahlreiche weitere Vorteile mit sich.
Vergessen Sie jedoch nicht, dass der Datenschutz auf keinen Fall zu kurz kommen darf. Die in einem Verbandbuch eingetragenen Informationen gelten als Gesundheitsdaten. Diese müssen sensibel behandelt werden, da sie personenbezogene Informationen enthalten. Aufgrund ihrer hohen Schutzbedürftigkeit dürfen diese Daten nur unter strengen Voraussetzungen eingesehen und verarbeitet werden. Das Verbandbuch sollte also so abgelegt sein, dass nur berechtigte Personen darauf Zugriff haben. Ausserdem ist vorgeschrieben, dass die Dokumentation jeder Erste-Hilfe-Massnahme fünf Jahre lang aufbewahrt, weggeschlossen bzw. verschlüsselt und anschliessend datenschutzkonform vernichtet wird.
Durch ein digitales Verbandbuch lassen sich all diese Hürden beseitigen. Jeden Arbeitsunfall dokumentieren Sie separat, personenbezogene Daten behandeln Sie vertraulich und Zugriffsrechte können Sie ganz einfach vergeben. Dies ist jedoch nicht der einzige Vorteil, der für ein digitales Verbandbuch spricht.
Sechs Gründe für ein digitales Verbandbuch
Monitoring von Verletzungen und Unfällen
Wo täglich routinemässige Aufgaben durchgeführt werden, sinkt oft die Aufmerksamkeit und es kommt schneller zu Arbeitsunfällen. Durch die Dokumentation in einem digitalen Verbandbuch haben die Verantwortlichen einen Überblick über häufig auftretende Ursachen und Orte, wo es öfter zu Unfällen kommt. Dadurch können Lücken in der Unfallverhütung geschlossen und ernsthaften Unfällen nachhaltig vorgebeugt werden. Typische Unfallszenarien lassen sich schneller erkennen. Das erleichtert auch die frühzeitige Organisation von Präventionsmassnahmen.
Flexibler Zugriff
Im Ernstfall passiert es schnell, dass das Verbandbuch in Vergessenheit gerät. Andersherum werden kleinere Verletzungen nicht gemeldet, weil der Aufwand zur Suche des Verbandbuchs zu hoch oder die verantwortliche Person nicht vor Ort ist. Beim Einsatz einer digitalen Variante können die Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig ihren Eintrag tätigen. Durch diesen flexiblen Zugriff sinkt zudem die Hemmschwelle, auch kleine Vorkommnisse zu melden.
Einhaltung von Datenschutzbestimmungen
Ein digitales Verbandbuch ermöglicht es, Zugriffsberechtigungen an die Mitarbeitenden des Unternehmens zu verteilen. So dürfen Benutzer nur dann Daten einsehen, Änderungen vornehmen oder sich Unfallstatistiken anzeigen lassen, wenn sie die entsprechenden Zugriffsberechtigungen haben. Diese lassen sich bereits im Vorfeld einstellen. So sieht jeder Anwender wirklich nur das, was er auch wirklich sehen darf. Verletzungen und Arbeitsunfälle dokumentieren Sie damit rechtssicher und datenschutzkonform .
Rechtsgrundlage für die Erhebung von Gesundheitsdaten
Die durch ein digitales Verbandbuch dokumentierten Unfälle und Erste-Hilfe-Massnahmen dienen als notwendiger schriftlicher Nachweis, dass ein Gesundheitsschaden bei einem versicherten Mitarbeiter eingetreten ist. Diese hinterlegten Informationen sind die Voraussetzung dafür, dass ein betrieblicher Unfall überhaupt als Arbeitsunfall bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anerkannt und Leistungsansprüche durchgesetzt werden können. Das kann zu dem Zeitpunkt wichtig werden, wenn Spätfolgen eintreten sollten. Die digitale Dokumentation hat den Vorteil, dass alles zentral in einem System abgelegt ist – was insbesondere bei standortübergreifenden Auswertungen sinnvoll ist.
Unfallanzeigen digital erstellen
Nach Art. 45, Abs. 1 ATSG sind die Arbeitnehmer oder Unternehmer dazu verpflichtet, dem Unfallversicherungsträger Unfälle zu melden, wenn diese eine ärztliche Behandlung oder eine Arbeitsunfähigkeit oder den Tod der versicherten Person zur Folge haben. Durch ein digitales Verbandbuch können Unfallanzeigen elektronisch erstellt sowie notwendige Vorbeuge- und Korrekturmassnahmen für den Arbeitsalltag eingeleitet werden. Durch ein Vorlagensystem sparen sich die Verantwortlichen eine Menge Aufwand.
Effizienter Dokumentations-Prozess
Es ist wichtig, dass Sie (Beinahe)Unfälle und Erste-Hilfe-Leistungen am Arbeitsplatz nachvollziehbar erfassen und anschliessend sauber dokumentieren . Digitale Lösungen versprechen übersichtliche Eingabemasken und eine intuitive Menüführung, damit die Routineprozesse möglichst einfach und schnell zu erledigen sind. Ein digitales Verbandbuch ermöglicht zudem die zentrale Erfassung und Verwaltung aller Informationen in einem System. Entsprechende Massnahmen können dadurch vorbereitet und abgeleitet werden.
Digitale Unfallmeldung mit iManSys
Ein digitales Verbandbuch bietet eine Vielzahl an Vorteilen, die je nach unternehmensinternen Anforderungen entsprechend gewichtet und priorisiert werden sollten. Es ist empfehlenswert, auf eine ganzheitliche Software-Lösung zu setzen. Genau so eine Lösung bietet die Software-Welt „Risiken und Gefährdungen“ unserer Compliance-Management-Software iManSys.
Das digitale Verbandbuch von iManSys ermöglicht Ihnen die einfache und schnelle Erstellung von Einträgen. Durch eine benutzerfreundliche Oberfläche lassen sich schnell Körperstelle und Art der Verletzung angeben, sowie personenbezogene Daten ausfüllen. Alle Mitarbeitenden können selbstständig Einträge für sich oder jemand anderen erstellen, welche nur die zugriffsberechtigten Personen einsehen können.
Auch für die Prävention von Unfällen kann iManSys eingesetzt werden. Angestellte können gefährliche Situationen und entsprechende Lösungsvorschläge angeben, wodurch das Unfallrisiko früh erkannt wird. Wenn Sie diese und andere Funktionen kennenlernen möchten, dann informieren Sie sich gerne zu unserer Software-Lösung!
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